Ökosystem für ECM

E-3 Magazin Oktober 2007, Seite 54, Coverstory

Open Text: Neues Paradigma bei Enterprise Content Management (ECM)

Wie wir mit Daten umgehen, wird sich in den kommenden Jahren nachhaltig verändern. Momentan erlebt die IT-Industrie die Verlagerung des Schwerpunkts von Algorithmen zu Datenstrukturen. Der Wert liegt nicht mehr im Programmcode, sondern in den Daten. Open Text antwortet auf das neue Paradigma mit dem Ökosystem für Enterprise Content Management.

Urs Sträuli, Vice President of Sales, Central and Eastern Europe bei Open Text, erklärt, dass strukturierte und unstrukturierte Informationen integraler Bestand wertschöpfender Prozesse sind. Urs Sträuli fügt hinzu: „Die meisten unserer Kunden haben gewachsene und daher sehr heterogene IT-Landschaften, in denen diese Informationen abgelegt sind und bearbeitet werden. Unsere Lösung Customer Information Management zum Beispiel vereinigt diese Daten an einer zentralen Stelle, der Kundenakte, und stellt sie kontextbezogen an jeder Stelle im Gesamtprozess zur Verfügung. Silogrenzen werden damit überwunden. Das erhöht die Prozesseffizienz und Mitarbeiterproduktivität, die Zufriedenheit der Endkunden steigt.“

Analyst Nils Niehörster von Raad Consult hat erhoben, dass jeder fünfte SAP-Bestandskunde mit einem Projekt zum Thema Document Management System (DMS) beschäftigt ist. Kein anderes SAP-Thema hat momentan einen ähnlich hohen Zuspruch. Selbst die Trend-Themen wie Portal und Business Intelligence bekamen bei der Raad-Consult-Umfrage so viele Nennungen wie DMS. Die Ursache dafür sehen Experten unter anderem in der aktuellen GRC-Diskussion (Governance, Risk und Compliance) und meinen, dass die Beschäftigung mit ganzheitlichen DMS-, CMS- und ECM-Lösungen erst am Beginn steht. Open Text hat mit der Präsentation eines Ökosystems für ECM eine Pionierrolle übernommen und ein Alleinstellungsmerkmal im Markt erhalten. Der Verband Organisations- und Informationssysteme hat eine neue Studie zum Marktpotenzial von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Deutschland herausgegeben. Demnach haben die Autoren u.a. festgestellt, dass bisher nur ca. 25% der Unternehmen sich über die Bedeutung gesetzlicher Regulierungen wie GoBS, GDPdU etc. für die Archivierung ihrer elektronischen Dokumente im Klaren sind. Trotzdem planen ca. 30% der befragten Unternehmen, die bisher ohne DMS arbeiten, die Einführung einer solchen Lösung. Dabei sind diese Pläne umso konkreter, je größer das Unternehmen ist. Primär sollen die Systeme im kaufmännischen Bereich eingesetzt werden. Dies sind nur einige Ergebnisse der jetzt verfügbaren Untersuchung. In dem rund 130 Seiten umfassenden Ergebnisbericht wurden die Angaben von mehr als 1000 Unternehmen jeglicher Größe verarbeitet. Die komplette Marktuntersuchung kann im Internet unter www.voi.de zum Preis von 250 Euro bezogen werden. „Als größter unabhängiger ECM-Anbieter weltweit stellen wir unser Livelink ECM-Portfolio ins Zentrum eines Ökosystems für ECM, das wir durch unsere strategischen Partnerschaften mit SAP und Microsoft, aber auch deren Partnern und Herstellern von Storage-Systemen ständig ausbauen. Wir können in SAP- und Microsoft-Umgebungen jede Art von Inhalten managen, diese den Anwendern im richtigen Kontext als Teil der Geschäftsprozesse zur Verfügung stellen und ihren Fluss durch das Unternehmen steuern und lückenlos dokumentieren“, so Urs Sträuli.

Die Wichtigkeit von konsistenten Daten, die Bedeutung des Informationsmanagements stellt niemand mehr in Frage, dennoch ist hier eine genauere Analyse angebracht. Was darf am persönlichen Computerarbeitsplatz alles verloren und kaputt gehen? Die Hardware kann schnell ersetzt werden, die Software läst sich nochmals von den Originaldatenträgern installieren, kritischer wird es bei den individuellen Einstellungen, aber wahrscheinlich wäre der größte anzunehmende PC-Unfall der Verlust der E-Mail-Daten. Eine wunderbare Eigenschaft der ERP-Systeme der SAP ist der Umstand, dass man im Regelfall mit einem Doppelklick immer näher dem Ausgangspunkt des dargestellten Ergebnissen kommt, bis man beim Originalbeleg angelangt ist. Theoretisch könnte man jetzt konstruieren, dass sich das ganze ERP-System bei einem SAP-Bestandskunden auf diesen Originalbelegen aufbaut. Die Belege sind somit die Basis der Geschäftsprozesse. Die Marktuntersuchung des Verbands Organisations- und Informationssysteme wurde in verschiedene inhaltliche Schwerpunkte gegliedert. Einer davon befasst sich mit der Wahrnehmung des Begriffs Dokumentenmanagement, bei der sich ein Trend weg von der reinen Archivierung von Dokumenten hin zur Verwaltung lebendiger Unternehmensdokumente abzeichnet. Untersucht wurden auch Potenzial und Durchdringung des Marktes, sowohl bezüglich der einschlägigen Begriffe, als auch der tatsächlich installierten Systembasis. Weiterhin bietet die erwähnte Befragung Aufschluss über Nutzen und Entscheidungsmotive für Anwender und  potenzielle Anwender von DMS. Auch über geplante Aktivitäten wurden die Interviewpartner befragt. Außerdem wurde untersucht, welches die vom Markt bevorzugten Anwendungsbereiche für DMS sind.

Die Sorgfaltspflicht gegenüber Geschäftsdaten bestand schon immer. Aufgrund anderer Arbeitsprozesse war aber lange Zeit ein Ökosystem für EMC nicht notwendig. Zu Beginn des IT-Zeitalters war das wertvollste die Hardware, gleich gefolgt von den Programmen. Daten wurden auf Papier gespeichert. Zur Verarbeitung wurden die Daten manuell eingegeben, elektronisch verarbeitet und anschließend wieder zu Papier gebracht. Der gesamte Datenfluss war aufgrund der hohen Hardwarepreise und der komplexen Software anders organisiert. Das Physische Ablagesystem und zahlreiche Mitarbeiter entwickelten ein Ökosystem für Daten, das überwiegend auf Papier beruhte. Der Preisverfall bei Hard- und Software sowie unsere moderne Arbeitsorganisation und Wirtschaftskultur haben ein neues Paradigma hinsichtlich Enterprise Content Management geschaffen.

Das Ziel der Ökosystem-Strategie von Open Text besteht in der Entwicklung von Technologien und Lösungen, mit denen sich die contentlastigen Prozesse entlang den Wertschöpfungsketten der Unternehmen ohne Medienbrüche abbilden und managen lassen. Mit diesen Lösungen erhalten die Business-Anwender einen kontextbezogenen Zugang zu Inhalten. Aus der von ihnen bevorzugten Arbeitsoberfläche heraus (access) können sie ihren Bedürfnissen entsprechend organisieren (organize) und ihren Gang durch das Unternehmen zu Compliance-Zwecken oder mehr Prozesseffizienz durch -transparenz dokumentieren und nachvollziehen (control). Das Zusammenspiel der verschiedenen Technologien, Produkte und Lösungen demonstriert Open Text auf der Website des Unternehmens besonders anschaulich bei seinen Branchenlösungen: Dort sind so genannte branchenspezifische Value Chains mit den verschiedenen Einzelprozessen der unterschiedlichen Abteilungen hinterlegt. Beim Anklicken eines Einzelprozesses öffnet sich eine weitere Seite mit der Beschreibung der Prozessschritte sowie den Open-Text-Lösungen und -Produkten, mit denen sich diese Prozessschritte abbilden lassen.

Ergänzt wird das Open Text Paradigma eines Ökosystems für Enterprise Content Management unter anderem durch CIM: Customer Information Management ermöglicht eine Rundumsicht auf Kundeninformationen aus SAP-Systemen wie ERP oder SAP CRM, den aktuellen R/3-Releases, SQL-Datenbanken verschiedener Hersteller, Livelink ECM – Enterprise Server und beliebigen weiteren Applikationen. Die Open Text-Lösung stellt eine virtuelle Kundenakte in verschiedensten Benutzeroberflächen wie SAP GUI, SAP Portal oder Microsoft Office zur Verfügung. CIM ergänzt insbesondere die von SAP vertriebene Open-Text-Lösung für den Zugriff auf SAP-Dokumente. Urs Sträuli: „Das vor wenigen Monaten bekannt gegebene Reseller-Abkommen mit SAP trägt erste Früchte und unterstreicht damit unsere Position als führender ECM-Anbieter im SAP-Umfeld, der mit seinen Business- und Branchenlösungen die contentlastigen Wertschöpfungsketten der Unternehmen abbildet und deren Effizienz steigert.“

Die Integration von Daten und Dokumenten aus den verschiedensten IT-Systemen wie SAP in die Geschäftsprozesse ist das Markenzeichen der Open-Text-Technologien, -Produkte und -Lösungen. Ob Eingangsrechnungen, Verträge, Personalakten oder Kundeninformationen – die Business-Lösungen von Open Text für SAP managen den gesamten Lebenszyklus von SAP-Dokumenten. Das Dokument ist eben die Basis des Business Process Management. Das neue Paradigma ist Ergebnis des Werteverlusts bei Hard- und Software sowie der Virtualisierung der IT-Infrastruktur. Damit bekommt das Dokument die Bedeutung des Business Enablers. Wenn es um sicheres Langzeitarchivieren von SAP-Dokumenten, um das Klassifizieren von E-Mails und anderen Dokumenten, Nachweispflichten im Zusammenhang mit gerichtlichen Ermittlungsverfahren oder Steuergesetzen geht, bietet Open Text eine ganze Reihe an Compliance-Lösungen. Damit lassen sich die Auflagen behördlicher, rechtlicher oder branchenspezifischer Regularien über den gesamten Lebenszyklus von Daten und Dokumenten hinweg sicher und zuverlässig erfüllen. Die Anwendbarkeit von unternehmensweit skalierbaren Content Services über Systemgrenzen hinweg und ihre Integration in SAP-Landschaften ist die Folge der serviceorientierten Architektur der Open- Text-Produkte. Mit den neuen Enterprise Library Services stellt Open Text integrierte Dienste zum Beispiel für Archivierung, Records Management, Metadatenmanagement und Suche bereit. Darüber hinaus bietet der ECM-Spezialist SAP-Integrationen seiner Funktionalitäten und Produkte für Dokumentenmanagement und Collaboration.

Ein Beispiel eines SAP-Bestandskunden: Der weltweit tätige Gesundheitsversorger B. Braun Melsungen hat eine Unternehmenslizenz der Open Text für die Archivlösungen im SAP-Umfeld erworben. Zukünftig werden die 11.000 SAP-Anwender des Unternehmens die Lösung „Livelink ECM Document Management for SAP Solutions“ für die rechtssichere Archivierung von SAP-Daten und -Dokumenten nutzen. Grund für die Entscheidung waren die durchwegs positiven Erfahrungen mit den bisherigen Open-Text-Projekten sowie die Skalierbarkeit und Leistungsfähigkeit der Open-Text-Systeme. Ferner spielten die Marktführerschaft des weltweit größten unabhängigen Anbieters von Enterprise Content Management (ECM)-Software und -Lösungen und dessen strategische Zusammenarbeit mit SAP eine entscheidende Rolle. Die B. Braun Melsungen setzt ebenfalls seit 2005 weltweit das Web Content Management-System der Open-Text-Tochter RedDot ein. Open Text ist damit der strategische ECM-Partner des Gesundheitsversorgers. „Im Zuge des weltweiten Ausbaus unseres SAP-Systems sahen wir einen steigenden Bedarf im Bereich Archivierung. Gleichzeitig wollten wir die Gelegenheit nutzen und einen weiteren zentralen Baustein für eine zukunftssichere unternehmensweite Infrastruktur für ECM implementieren“, erklärt Karl-Heinz Löw, CIO der B. Braun Melsungen AG. „Mit dem Kauf einer Unternehmenslizenz für das Open-Text-Archiv haben wir uns für den Anbieter als strategischen ECM-Lieferanten für den Aufbau einer unternehmensweiten ECM-Plattform entschieden. Dafür sprach die in den bisherigen Projekten bewiesene Expertise des Anbieters – wir nutzen seit 1997 das Open-Text-Archiv und seit 2005 die WCM-Lösung von RedDot – sowie die führende Stellung von Open Text im ECM-Markt.“

„Unsere erweiterte Geschäftsbeziehung mit Open Text unterstreicht unser Engagement, Kunden in die Lage zu versetzen, einen ganzheitlichen Ansatz zu Enterprise Content Management zu verfolgen“, betont Tom Shirk, President, SAP Global Public Services. „Der einfache und bequeme Umgang mit Daten und Dokumenten ist ein Schlüsselelement in jedem Dokumentenmanagementprojekt. Dies gilt insbesondere für den Dienstleistungssektor. Open-Text-Produkte haben ihren Wert durch eine lange Erfolgsgeschichte bei SAP-Kunden unter Beweis gestellt und bieten zuverlässige Funktionalitäten, die SAP-Anwendungen ergänzen.“ Open Text ist SAP-Softwarepartner mit zertifizierten Integrationen. Beide Unternehmen blicken mittlerweile auf zwei Jahrzehnte gemeinsamer Partnerschaft und Entwicklung zurück. Als Folge dieser kooperativen Geschäftsbeziehung ist Open Text nach der IXOS-Übernahme 2003 der Marktführer in den Bereichen Dokumentenmanagement sowie Dokumenten- und Datenarchivierung für SAP-Lösungen. Mit horizontalen und brachenspezifischen Lösungen können Unternehmen jede Art von Inhalten für SAP-Lösungen – sowohl Daten als auch Dokumente – erstellen, darauf zugreifen, managen und sicher archivieren. Damit lassen sich die erhöhten Anforderungen in den Bereichen Risikominimierung, operative Effizienz und IT-Konsolidierung erfüllen. SAP ist Wiederverkäufer von Lösungen von Open Text, des größten unabhängigen Anbieters von Enterprise Content Management (ECM)-Software. Die Lösungen von Open Text ergänzen den bestehenden Funktionsumfang von SAP-Anwendungen im Bereich Dokumentenmanagement um leistungsfähige Funktionalitäten für sicheres Langzeitarchivieren. Dadurch können Kunden die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse erhöhen, Risiken reduzieren und gesetzliche und behördliche Regularien erfüllen. „Wir pflegen seit vielen Jahren eine enge Partnerschaft mit SAP und freuen uns darauf, mit SAP die Verbreitung von Archivierungs- und ECM-Lösungen im Markt weiter voranzutreiben und Kunden dabei zu unterstützen, die wachsende Komplexität von Informationsmanagement und regulatorischen Auflagen zu beherrschen“, so John Wilkerson, Executive Vice President of Global Sales, Services and Support bei Open Text. „Wir bieten praxiserprobte Archivierungs- und ECM-Lösungen. Open Text wird seine Angebotspalette um geschäftsorientierte und branchenspezifische Lösungen für das Management von Unternehmensinhalten, die eng mit SAP-Anwendungen integriert sind, kontinuierlich erweitern.“

„ECM ist seit mehreren Jahren ein Thema – nicht nur in der Presse, sondern auch in den Führungsetagen der Unternehmen. Neu ist allerdings, dass sich die Implementierungspraxis in den Unternehmen speziell im letzten Jahr grundlegend geändert hat. Wurden ECM-Lösungen als drittgrößter Anwendungsbereich hinter ERP- und Office-Systemen bis vor kurzem hauptsächlich in einer Vielzahl kleinerer Projekte meist auf Abteilungsebene eingesetzt, erkennen unsere Kunden in jüngster Zeit immer mehr die Vorteile, wenn diese Einzelprojekte in einer unternehmensweiten ECM-Plattform zusammengeführt werden“, erklärt Urs Sträuli zum Thema ECM-Ökosystem. Ganzheitliches Denken hat also im DMS/ECM-Markt um sich gegriffen, und Open Text weiß, wie man diesem Thema gerecht wird: Customer Information Management (CIM) zum Beispiel umfasst für Kundenprozesse ergänzende ECM-Komponenten wie Dokumentenmanagement, Archivierung, E-Mail-Integration oder Recherche. Über einen Link kommt der Anwender zum Beispiel direkt zur Bestellung oder Rechnung, kann sich das zugehörige Vertragsdokument, das die Zahlungsbedingungen für diesen Kunden regelt, anschauen oder den Lieferstatus aus SAP- bzw. einer anderen Line-of-Business-Anwendung anzeigen lassen. Damit hat Open Text unmittelbar auf eines der Urkonzepte von R/3 reagiert und damit auch die besten Voraussetzungen für eine harmonische Integration geschaffen. Open Text ist somit aus logischen Gründen für die meisten SAP-Bestandskunden erste Wahl.

Auch die Workflow-Anwendung, die beispielsweise den Prozess einer Kundenreklamation steuert, ist bei Open Text und SAP nur einen Mausklick entfernt. Darüber hinaus kann der Anwender die relevanten E-Mails per Drag and Drop direkt im Geschäftskontext unter Berücksichtigung aller relevanten regulatorischen Anforderungen (Compliance) ablegen. Durch CIM entwickelt sich die gewohnte Arbeitsoberfläche zum universalen Portal für kundenbezogene Inhalte und Abläufe.

Zu den namhaften Kunden, die CIM in Deutschland erfolgreich einsetzen, zählt unter anderem ThyssenKrupp Nirosta. Analog zu CIM hat Open Text weitere Business-Lösungen für das Management von Lieferanten- und Mitarbeiterinformationen entwickelt. Damit können die Personal- und Einkaufsabteilungen von Unternehmen vollständige Lieferanten- und Mitarbeiterakten in ihre Prozesse integrieren. Wie CIM ergänzen die beiden Lösungen Livelink ECM – Supplier Information Management (SIM) und Livelink ECM – Employee Information Management (EIM) die Open Text-Lösung für den Zugriff auf SAP-Dokumente, die von SAP im Rahmen des Reseller-Abkommens unter dem Namen SAP Document Access by Open Text vertrieben wird. Während SIM mit der SAP-Lösung SAP SRM (Supplier Relationship Management) integriert ist, bietet EIM eine enge Anbindung an SAP HCM (Human Capital Management).

Bei der finalen Entscheidung zugunsten eines Anbieters muss der SAP-Bestandskunde genau überlegen, durch welche Plattform bzw. welche Kombination aus Plattformen die unternehmensspezifischen Anforderungen am besten abgedeckt werden. Dazu muss der zu definierende Anforderungskatalog verstanden, dokumentiert und freigegeben werden; außerdem gilt es herauszufinden, bei welchem Partner bzw. welchen Partnern die jeweiligen Bedürfnisse auch langfristig adressiert werden. Die erwähnte Befragung des Verbands Organisations- und Informationssysteme von über 1000 Unternehmen betraf unter anderem auch das geplante Investitionsvolumen für die Einführung eines DMS. Dieses wurde analysiert nach Gesamtinvestition und Investition pro Mitarbeiter, gestaffelt nach Unternehmensgröße. Ergebnis: Unternehmen mit 3000 Mitarbeitern und mehr investieren nach wie vor am meisten in modernes Informations-Management, nämlich im Schnitt 366.500 Euro. Doch auch der Mittelstand mit Mitarbeiterzahlen von 101 bis 500 zieht nach: Hier beträgt die durchschnittliche Investitionssumme 90.000 Euro. Starke Schwankungen ergeben sich bei den Investitionsplanungen pro Anwender – hier befürchten KMU noch zu hohe Kosten. Diese Innovationsfreudigkeit gerade bei den großen Unternehmen und damit in erster Linie bei den SAP-Bestandskunden wird eben auch durch die Erkenntnisse von Raad Consult untermauert.

Die strukturierte Verwaltung von Dokumenten und insbesondere die Nutzung der darin enthaltenen Informationen in den Geschäftsprozessen wird von vielen Unternehmen als wesentlicher Wettbewerbsfaktor erkannt. Aufgrund der komplexen Abläufe und der enormen Menge an eingehenden und selbst erzeugten Dokumenten ist eine Unterstützung durch entsprechende Software notwendig. Das ist weniger eine Wissenschaft als vielmehr eine Kunst; die Vorteile eines Systems mit vielen Features (die man nutzt oder auch nicht) müssen gegen die eines Systems abgewägt werden, welches vielleicht die jetzigen Anforderungen erfüllt, aber eventuell nicht auf die zukünftigen Bedarfe skaliert werden kann. Die Zeit ist reif für ein ECM-Ökosystem, meint daher folgerichtig Urs Sträuli: „Zu diesen Vorteilen zählen die Konsolidierung der ECM-Landschaft, damit verbundene Zeit- und Kostenersparnisse sowie die Möglichkeit, jede Art von Compliance-Auflagen umfassend zu managen. Open Text hat diesen Trend seit geraumer Zeit nicht nur vorausgesagt, sondern auch in seiner Produkt- und Unternehmensstrategie berücksichtigt. Mit unseren systemübergreifenden Enterprise Library Services und Integrationstechnologien haben wir den Kern eines ECM-Ökosystems geschaffen, dessen andere wesentliche Bestandteile unsere horizontalen und vertikalen Business-Lösungen einerseits und strategischen Partnerschaften speziell mit SAP und Microsoft andererseits sind.“

Mit den Technologien, Produkten und Business-Lösungen des ECM-Ökosystems von Open Text können Unternehmen ihre ECM-Landschaft konsolidieren, deren Administration vereinfachen und dadurch Zeit- und Kostenersparnisse erzielen. Kern dieses Ökosystems bilden die im Herbst letzten Jahres angekündigten Enterprise Library Services. Weiterer wichtiger Baustein der Ökosystem-Strategie von Open Text sind die erwähnten Partnerschaften mit Microsoft und SAP. Im Rahmen dieser Partnerschaften entwickelt Open Text spezielle Business-Lösungen, die Open-Text-Funktionalitäten mit den Produkten dieser Hersteller verbinden. Aktuell präsentiert Open Text die skizzierten Lösungen „Supplier Information Management“ und „Employee Information Management“ für SAP-Anwender. Beim Tochterunternehmen RedDot wird momentan der Schwerpunkt auf die Integration der Lösungen im SAP-Portal und das Thema Social Computing gelegt. Mit seinem Ökosystem für ECM bietet Open Text alle Bausteine für den effizienten und effektiven Zugriff auf Inhalte (Access), deren Organisation (Organize) und langfristige Kontrolle (Control). Mehr Transparenz, höhere Prozessproduktivität, reduzierte Kosten und eine lückenlose Qualitätssicherung durch das zuverlässige Einhalten von unternehmensinternen und -externen Regularien (Compliance) sind weitere Ergebnis eines ECM-Ökosystems. Speziell das Contract Lifecycle Management (CLM) ist als systemübergreifende und unternehmensweit einsetzbare Business-Lösung ein wichtiger Baustein des Ökosystems von Open Text.

„Angesichts immer strengerer Gesetze und Richtlinien zu Veröffentlichungspflichten von Unternehmensinformationen reicht es nicht mehr aus, bei einer externen Prüfung einen Vertrag in Papierform zu präsentieren“, so Urs Sträuli. Die Corporate Governance-Gesetzgebung wie der U.S. Sarbanes Oxley Act oder die Direktive der Europäischen Union zu Corporate Governance zwingt die Unternehmen, nachzuweisen, dass sie den gesamten Vertragsprozess einschließlich Vertragserstellung und -ablage sowie das laufende Vertragsmanagement kontrollieren können. Das Contract Lifecycle Management á la Open Text garantiert vollständige Transparenz mit allen Informationen im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Transaktion. Nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens, ob Einkauf, Verkauf, Personalwesen, M&A, IT oder auch das Finanzwesen, haben an den Vertragsprozessen und damit am Lebenszyklus von Verträgen Anteil. Vertragsmanagement ist daher ein integraler Bestandteil der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens.

Herzstück der Vertragsmanagement-Lösung ist die Vertragsakte, die nicht nur den Vertrag, sondern auch alle dazugehörigen Informationen rund um dessen Entstehung und Erfüllung enthält. Zu diesen Informationen zählen u.a. Referenzierungen auf Rahmenvereinbarungen, E-Mails, Protokolle oder Notizen, die für den Vertrag eines Kunden maßgeblich sind, aber auch Zuständigkeiten von Mitarbeitern, die am Lebenszyklus des Vertrages beteiligt sind. Durch die nahtlose Integration in SAP ist sichergestellt, dass die in der Lösung erfassten Stammdaten zu einem Vertragspartner mit den SAP-Stammdaten übereinstimmen. Vertragsakten, die im System abgelegt sind, lassen sich mit SAP Business-Objekten verknüpfen und direkt im SAP-System anzeigen und aufrufen. Als umfassende Lösung zur Automatisierung und zum Management von Vertragsprozessen bietet Contract Lifecycle Management von Open Text Anwendern einen standortunabhängigen personalisierten Zugriff und eine konsequent prozessorientierte Sicht auf Verträge. Vollständig integrierte ECM-Funktionalitäten wie Dokumentenmanagement, flexible Suchmöglichkeiten, revisionssichere Archivierung sowie Wiedervorlagen und Auswertungen nach Kriterien wie Vertragslaufzeiten oder Vertragsvolumen pro Kunde unterstützen den Mitarbeiter bei seiner täglichen Arbeit und sorgen für vollständige Transparenz zu Verträgen und begleitenden Dokumenten sowie zu jedem einzelnen Prozessschritt. In Verbindung etwa mit der Lösung Livelink Enterprise Scan können Verträge, die bislang nur in Papierform existieren und deren Verwaltung in Papierarchiven häufig einen nicht unrelevanten Kostenfaktor darstellen, elektronisch erfasst und in das System überführt werden. Über eine Barcode-Funktion wird zudem sichergestellt, dass ebenfalls die unterzeichneten finalen Verträge in das System überführt und Medienbrüche vermieden werden.

Open Text kann sich freuen: Nach verschiedenen Marktuntersuchung durch Befragung von SAP-Bestandskunden planen viele Unternehmen ohne DMS-Lösung jetzt die Einführung einer solch effizienzsteigernden Lösung. Interessant und aufschlussreich sind die verschiedenen Aufschlüsselungen der angegebenen Zahlen. So zeigt sich eine große Diskrepanz zwischen Großunternehmen mit über 3000 Mitarbeitern und kleinen bis mittelständischen Unternehmen bis 100 Mitarbeiter. Nach einer aktuellen Untersuchung des Marktforschungsunternehmens IDC wenden Unternehmen mit etwa 1000 Mitarbeitern pro Jahr durchschnittlich 81.700 Stunden auf, um ihre Papierdokumente zu verwalten. „Mit einer vollständig digitalen Bearbeitung eingehender Dokumente können Unternehmen diesen Aufwand drastisch reduzieren“, so Hans D. Baumeister, Leiter des VOI Competence Center Postbearbeitung. Mit seinem Ökosystem schafft Opent Text die Basis für ein derart prozessorientiertes, unternehmensweites und vollständig IT-gestütztes Enterprise Content Management.

Strategische ECM-Lieferanten

Seit Anfang Mai 2007 ist SAP offiziell Reseller von Open Text-Produkten für Dokumentenzugriff und -archivierung. Zur DMS Expo 2007 plant der ECM-Anbieter zusätzlich ein vertriebsunterstützendes Programm für SAP-Partner. Grund genug für E-3, bei Robert Panholzer, Manager Partner Sales DACH Region bei Open Text, nach den Hintergründen und Zielen dieser Initiativen zu fragen.

E-3: Open Text stand in der Vergangenheit nicht unbedingt im Ruf, ein Anhänger des indirekten Vertriebs zu sein. Deutet sich hier ein Umdenken an?

Robert Panholzer: Ich würde nicht nur von einem Umdenken sprechen, sondern auch von einer logischen Folge unserer Unternehmensstrategie einerseits und der Marktentwicklung andererseits. Wir erwirtschaften ja heute schon rund 15 Prozent unseres Umsatzes über Partner, mittelfristig soll sich dieser Anteil aber auf 30 Prozent verdoppeln. Das erreichen wir vor allem durch eine moderne Gedankenwelt und durch eine Neuausrichtung des direkten und indirekten Vertriebes. Wenn es uns als Unternehmen dann noch gelingt, eine neue Strategie durch konsequentes Umsetzen und Vorleben aktiv in den Markt zu bringen und erfolgreich zu etablieren, dann machen wir hier etwas, das in der Tat für langjährige Open-Text-Beobachter ein wenig ungewohnt wirken mag. Die Skalierbarkeit in Vertrieb und Dienstleistung und somit der Erfolg eines Unternehmens ist aber heute zunehmend und in großem Maß von einer guten Partnerstrategie abhängig. Wir fangen ja auch nicht bei Null an, ganz im Gegenteil: Unsere Partnerschaft mit SAP hat Tradition. Unsere Lösungen lassen sich seit jeher nahtlos mit dem SAP-Portfolio, aber auch mit dem Angebot anderer großer Softwarehersteller integrieren. Hinzu kommt die Tatsache, dass die Zeit der ECM-Teilprojekte auf taktischer Ebene der Vergangenheit angehört. ECM als der drittgrößte Softwarebereich ist in den Unternehmen ein Vorstandsthema und diese sind immer strategisch. SAP z. B. weiß auch, dass sich mit unseren Lösungen das Thema ECM umfassend adressieren lässt und hat deshalb unsere bisherige Partnerschaft mit dem Reseller-Abkommen auf eine neue Stufe gestellt. Durch diese Vereinbarung und die weiteren Cross-Selling-Möglichkeiten werden unsere Partner in Kombination mit Open-Text-Lösungen zum strategischen ECM-Lieferanten für SAP-Kunden.

E-3: Wie kommen hier aber die SAP-Partner ins Spiel?

Robert Panholzer: Mittelfristig werden alle Open-Text-Partner, anfangs vielleicht nur die mit einer starken SAP-Orientierung, von dieser Ausrichtung profitieren. ECM findet nicht auf der grünen Wiese statt. Daher ist der Ökosystem-Gedanke hier zwingend erforderlich, und zwar auf mehreren Ebenen. Was den Vertrieb anbelangt, kann auch der größte Anbieter nicht alle Branchen und Unternehmensgrößen hinsichtlich Prozess-Know-how, Organisationsexpertise und Funktionalität abdecken. In vielen Märkten arbeitet SAP mit Partnern zusammen, insbesondere wenn es um die Implementierung der Lösungen geht. Nachdem wir in den vergangenen Jahren auf Produktseite die Voraussetzung für ein ECM-Ökosystem geschaffen haben, entwickeln wir jetzt auch mit Nachdruck den Partnervertrieb, auch und zur Zeit verstärkt bei den SAP-Partnern. Diese sind vor allem deshalb für uns interessant, weil wir damit zusätzliches Prozess- und Service-Know-how für SAP-Kunden anbieten, das wir allein als Open Text nicht liefern wollen. Die konsequente Ausrichtung in festgelegten Märkten und Marktsegmenten auf einen reinen Partnervertrieb bedeutet für uns die Erweiterung unserer Mittelstandsstrategie und damit auch den Zugang zu mittelständischen SAP-Kunden.

E-3: Was verlangen Sie von einem SAP-Partner, um in Ihr Programm aufgenommen zu werden?

Robert Panholzer: Es sind vor allem qualitative Kriterien, die ja in logischer Folge und Konsequenz zu einem kommerziellen Erfolg führen und deshalb für uns im Vordergrund stehen. Der absolut ideale Partner verfügt über ein ausgezeichnetes Branchen- und Prozess-Know-how sowie umfangreiche Projekt- und Serviceerfahrung. Zusätzlich beschäftigt der Partner Mitarbeiter im Vertrieb und erfüllt mit dieser Kombination das Idealpartnerprofil für Open Text.

E-3: Was bieten Sie Ihren zukünftigen Partnern?

Robert Panholzer: Die Kundenbeziehung bleibt primär bei unseren Partnern, allerdings wollen wir im Sinne des Kunden sicherstellen, dass dieser von unseren Partnern bestmöglich betreut wird. Wir haben daher ein detailliertes Trainingsprogramm aufgesetzt, das ein hohes Ausbildungsniveau bei unseren Partnern garantiert und diese zu Experten für unsere ECM-Produkte und -Lösungen macht. Wir unterstützen sie während der Akquise mit eigenem Personal. Jeder Partner hat einen festen Ansprechpartner in unserer Pre-Sales-Abteilung und kann sich direkt bei seinem Partner Sales Manager mit seinen Anliegen melden. Dadurch entsteht eine klassische Win-Win-Situation: Unsere Partner verdienen Geld nicht nur im Lizenzgeschäft, sondern auch im Service, und wir können unseren Kundenkreis erweitern.

E-3: Sehen Sie Konflikte zum Direktvertrieb von Open Text?

Robert Panholzer: Diese Frage kann ich heute eindeutig mit Nein beantworten. In meinem Bereich habe ich das Ziel vorgegeben, unsere Vertriebspartner genau so gut zu behandeln wie einen Open-Text-Mitarbeiter, vielleicht noch eine Spur besser. Durch die Segmentierung in Direktkunden und Partnerkunden gibt es hier klare, für alle verbindliche Vorgaben. Der Open Text Sales Manager hat eine festgelegte Anzahl an Kunden, steht ein Unternehmen auf dieser Liste, verkaufen wir dort direkt. Ist das Unternehmen nicht auf der Liste des Direktvertriebs, verkauft dort ausschließlich der Partner. Den Wettbewerb gibt es hier aber nach wie vor, aber das ist für die Beteiligten keine neue Situation. Der Partner kann aber immer, unabhängig vom Kundensegment, seine Dienstleistungen in Kooperation mit dem Direkt Sales Manager anbieten. Dazu gibt es im Rahmen des Partnerprogramms festgelegte Prozeduren mit garantierten Provisionszahlungen bei einem erfolgreichen Abschluss des Lizenzgeschäftes. Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass der Erfolg eines Partnerprogramms vor allem davon abhängt, konsistente Vertriebsstrategien vorzugeben und umzusetzen. Alle, egal ob es ein Sales Manager von Open Text oder ein Vertriebsmitarbeiter eines Partners ist, jeder weiß, wo es langgeht, jeder kennt seine Märkte und Kunden. Das ist unsere Verpflichtung, die wir gegenüber unseren Partner eingehen.

E-3: Ich danke Ihnen für das Gespräch!

Buchtipp:

mySAP Product Lifecycle Management

Strategie – Technologie – Implementierung

Autoren: GerdHartmann, Ulrich Schmidt

SAP PRESS659 S., 2., aktualisierte und erweiterte Auflage 2004, geb., 69,90 Euro, ISBN 978-3-89842-372-4.

Diese aktuelle Neuauflage bietet einen Gesamtüberblick über mySAP PLM auf dem Stand R/3 Enterprise und vermittelt umfassende Kenntnisse über die Funktionalität und die Anwendungsprozesse von mySAP PLM. Das Buch behandelt die Bereiche Produktdatenmanagement, Engineering, Programm- und Projektmanagement, Lifecycle Collaboration, Enterprise Asset Management u. v. m. Zahlreiche Praxisbeispiele dokumentieren den Nutzen, den man aus einer guten PLM-Lösung gewinnen kann.

Zu den Autoren:

Gerd Hartmann ist seit 1999 bei der SAP im Bereich PLM-Beratung als Projektleiter in PLM-Projekten tätig. Nach dem Abschluss seines Maschinenbaustudiums arbeitete er als Berater in Auswahl- und Einführungsprojekten in den Bereichen EDM/PDM, CAD und Projektmanagement in den Branchen Aerospace and Defense, Engineering and Construction, Automotive Supplier und Hightech.

Ulrich Schmidt war nach dem Studium des Maschinenbaus als Projektleiter an der Simulationsdienstleistungszentrum GmbH, Dortmund, für Simulationstechnik, Logistikplanung, Fabrikplanung und Optimierung zuständig und promovierte am Fraunhofer Institut für Materialfluss und Logistik. Anschließend übernahm er die Projektleitung für R/3-Implementierungen in der Beratung der SAP, bevor er Leiter der PLM-Beratung wurde. Seit Oktober 2000 ist er für den Professional Service von SAP Market in Europa verantwortlich.

Quelle: www.sap-press.de

Mehr Prozesseffizienz, -transparenz und -qualität im Bereich Vermögensmanagement

MLP Bank optimiert interne Prozesse mit Open-Text-Lösung

Die MLP Bank hat eine Enterprise Content Management(ECM)-Lösung implementiert, um die Effizienz, Transparenz und Qualität der Abwicklungsprozesse zu erhöhen. Die Open-Text-Lösung Livelink ECM – Document Management for SAP Solutions – bildet dafür die infrastrukturelle Basis.

Täglich geht eine Vielzahl von Dokumenten per Post bei der MLP Bank ein. Nur wenn diese schnell an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden, kann der unternehmensinterne Ressourcenbedarf optimal auf die anfallende Arbeitslast abgestimmt werden.

Die internen Prozesse der MLP Bank sind dabei von einer Vielzahl geschäftsrelevanter Informationen gekennzeichnet: Wie viele Anträge gehen täglich oder an einem bestimmten Tag ein? Wie viele davon sind vollständig ausgefüllt? Wie lange benötigen Kunden im Durchschnitt, bis sie fehlende Dokumente nachreichen? Wie lange dauert die Bearbeitungszeit für eingegangene Dokumente? All diese Fragen lassen sich beantworten, indem eingehende Post mit entsprechenden Zusatzinformationen versehen wird. Diese lassen sich anschließend unabhängig davon speichern und auswerten.

Effiziente und transparente Prozesse ab Posteingang sind daher für die MLP Bank von strategischer Bedeutung. Im Rahmen eines ECM-Projekts hat die MLP Bank die für eine Digitalisierung der produktbezogenen Eingangspost benötigte Infrastruktur geschaffen.

Open Text setzt sich durch

„Prozess-Know-how, ein möglichst hoher Abbildungsgrad unserer Abläufe in der eingesetzten Lösung und eine tiefe Integration zu

SAP waren aus unserer Sicht die wichtigsten Anforderungen an einen geeigneten Hersteller“, so Carsten Stockmann, Vorstand der MLP Bank AG. „Vor diesem Hintergrund gaben die enge Partnerschaft zu SAP, die positiven Erfahrungen im MLP-Konzern und die zahlreichen erfolgreichen Referenzprojekte den Ausschlag für unsere Entscheidung zugunsten des ECM-Anbieters Open Text.“

In sechs Monaten live

Die Implementierung der Lösung begann im Dezember 2005 und wurde von Open Text Professional Services realisiert. In gemeinsamen Workshops mit dem Vorstand sowie Vertretern der Fach- und IT-Abteilungen der MLP Bank erstellten die Open-Text-Berater einen Anforderungskatalog, der als Grundlage für das Projekt diente.

„Die Beteiligung der späteren Anwender ist entscheidend für den Projekterfolg. Denn nur wenn man seine eigenen Anforderungen und Wünsche in der Lösung wiederfindet, lässt sich eine hohe Anwenderakzeptanz gewährleisten“, betont Stockmann. „Hier überzeugten die Projektmanagementqualitäten der Open Text-Berater.“ Die Gesamtprojektdauer lag wie ursprünglich geplant bei sechs Monaten inklusive Schulungen. Nach der Ausbildung der Key User durch die Open-Text-Experten gaben diese ihr Wissen an die heute insgesamt 50 Anwender in der MLP Bank weiter. Der Echtstart war am 13. Juli 2006 am MLP-Standort in Wiesloch.

Generischer Prozess auf Basis von Open Text und SAP

Kernstück des digitalisierten Posteingangs bildet ein von Open Text mittels SAP Business Workflow definierter generischer Prozess für die Bearbeitung jeder Art von Dokumenten im Zusammenhang mit Geldanlage- und anderen Produkten der MLP Bank. Die bereits bestehende Archivlösung von Open Text wurde dabei in SAP Business Workplace integriert. Die Software legt die Eingangspost zunächst im Open Text Livelink Enterprise Archive Server ab und stattet sie mit Metainformationen aus. Ein automatischer Datenabgleich mit dem Brokerpilot, der zentralen Datenbank der MLP Bank über eine im Projekt implementierte Schnittstelle erlaubt anschließend eine erste Plausibilitätsprüfung etwa zu den in einem Kundenantrag gemachten Angaben.

Die Dokumente erreichen daraufhin die Sachbearbeiter über den SAP Workflow-Eingangskorb im SAP Business Workplace. Der SAP Business Workflow überwacht die einzelnen Schritte bis zur vollständigen Bearbeitung und informiert die Sacharbeiter über alle auszuführenden Schritte. Das System sorgt ferner bei Bedarf für die Einhaltung verbindlicher Wartezeiten zwischen den einzelnen Schritten. Die Bearbeitungsstufen und -zeiten sowie die Zuständigkeiten der einzelnen Sachbearbeiter lassen sich flexibel definieren.

In den Prozessen ist zudem ein Eskalationsmechanismus integriert. Sobald Dokumente – etwa aufgrund von Krankheit – zu lange liegen bleiben, informiert das System automatisch die Teamleiter. Darüber hinaus sind im System Wiedervorlagen integriert. Wenn bei einem Kunden einzelne Dokumente fehlen, wird der zuständige Berater umgehend informiert. Das System überwacht die eingehenden Dokumente und generiert bei fehlendem Posteingang automatisch eine Erinnerung.

Erfolgreiche Anwendungen

Mittlerweile bildet die MLP Bank ihre gesamte Produktpalette wie Spar- und Tagesgeldkonten, Online-Wertpapierdepot sowie MLP titan portfolio und MLP premium portfolio mit dem Prozess auf Basis der Open-Text-Lösung ab. Wurden anfänglich die von den MLP-Beratern eingereichten Anträge elektronisch erfasst und weitergereicht, gilt dies jetzt auch für Serviceaufträge von Kunden, zum Beispiel zu Namens- oder Adressänderungen.

„Die Qualität der Bearbeitung von Anträgen und Kundenaufträgen hat sich deutlich erhöht. Durch die umfassenden Recherchemöglichkeiten der Open-Text-Lösung zum schnellen Finden von Anträgen und darin enthaltener Informationen können unsere Sachbearbeiter unseren Beratern und Kunden gegenüber stets verbindliche Auskünfte geben – unabhängig davon, wie viele Dokumente zur Bearbeitung anstehen“, so André Stroh, Leiter des Open Text-Projektes bei der MLP Bank.

Aufgrund dieser positiven Erfahrungen baut das Unternehmen den Aufgabenbereich des Softwaretools teilweise weiter aus. So arbeitet MLP derzeit an der vollständigen Integration des Wertpapierbereichs – zusätzlich zu dessen bereits abgebildetem Produktangebot; ein erster Workflow für Serviceaufträge von Kunden in diesem Bereich befindet sich bereits in der Testphase. Das Teilprojekt Reporting zur Auswertung der im Prozess erfassten Metadaten ist ebenfalls weit fortgeschritten. Die in den Workflows erhobenen Daten werden hierbei mit der Open-Text-Lösung aus dem SAP-System ausgelesen und anschließend zur optimierten Darstellung und Auswertung in Microsoft Excel exportiert.

Strategische Ziele erreicht

„Mit der erfolgreichen Implementierung der digitalen Postbearbeitung auf Basis von Livelink ECM haben wir die nötigen Voraussetzungen auf Prozessebene geschaffen, um die Wachstumsziele der MLP-Gruppe im Bereich Vermögensmanagement intern effizient unterstützen zu können“, zieht Carsten Stockmann positive Bilanz.

MLP

MLP (Marschollek, Lautenschläger und Partner) ist Europas führender Finanzdienstleister für Akademiker und anspruchsvolle Kunden. Das Unternehmen integriert Bank- und Versicherungsdienstleistungen in ein auf den jeweiligen Kunden zugeschnittenes Finanzkonzept. Im Geschäftsjahr 2006 beschäftigte MLP europaweit mehr als 1600 festangestellte Mitarbeiter, davon 127 direkt bei der MLP Bank, sowie mehr als 2600 Berater.

SIM und EIM

Open Text, weltweit größter unabhängiger Anbieter von Enterprise Content Management (ECM)-Software und -Lösungen, präsentierte exklusiv zur DMS Expo 2007 neue Lösungen für SAP-Kunden.

Mit den neuen 360-Grad-Applikationen „Supplier Information Management (SIM)“ und „Employee Information Management (EIM)“ erhalten die Personal- und Einkaufsabteilungen von Unternehmen eine Rundumsicht auf Lieferanten- und Mitarbeiterinformationen in Form elektronischer Akten. SIM und EIM sind neben der Lösung „Customer Information Management (CIM)“, die in der Version 2.0 auf der DMS Expo 2007 gezeigt wurde, die dritte 360-Grad-Applikation im Open-Text-Portfolio für SAP-Kunden. Darüber hinaus stellt Open Text mit „Livelink ECM – Shared Document Access“ eine Self-Service-Lösung für Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden zur systemunabhängigen Recherche von SAP-Dokumenten vor. Durch die systemübergreifende Prozessorientierung der neuen Business-Lösungen von Open Text können die SAP-Kunden die Effizienz ihrer Abläufe erhöhen, interne und externe Regularien erfüllen und die Zufriedenheit ihrer Kunden und Geschäftspartner steigern. „Die strategische Zusammenarbeit mit SAP ist von höchstem Wert für Open Text und ein wesentlicher Bestandteil unseres ECM-Ökosystems“, betont Urs Sträuli, Vice President of Sales, Central and Eastern Europe, Open Text. „Mit unseren neuen Business-Lösungen speziell für SAP-Nutzer unterstreichen wir unser Engagement, unseren gemeinsamen Kunden prozessorientierte Lösungen zu liefern, mit denen sie die Wertschöpfung ihrer Prozesse über die Grenzen einzelner Abteilungen und des Gesamtunternehmens hinaus unterstützen und steigern können.“ Dezentraler Einkauf, eine fehlende gemeinsame Datenbasis und Medienbrüche verlangsamen die Bestellprozesse, führen zu häufigen Nach- und Rückfragen zum Beispiel in der Buchhaltung oder aufwändigen Klärungsprozessen mit den Lieferanten. Damit entstehen hohe Durchschnittskosten pro Bestellung. SIM von Open Text ist mit allen am Einkaufsprozess beteiligten Systemen, insbesondere mit SRM (Supplier Relationship Management), im Backend integriert und organisiert die entlang des Gesamtprozesses in den verschiedenen Abteilungen entstehenden Informationen in einer umfassenden Lieferantenakte. Für den Zugriff auf die Lieferantenakten können die Anwender die Oberfläche ihrer Wahl nutzen. Damit stehen den am Prozess beteiligten Mitarbeitern alle relevanten Lieferanteninformationen im richtigen Kontext zur Verfügung. Medienbrüche gehören der Vergangenheit an, lästige und zeitaufwändige Recherchen entfallen, Rückfragen von Lieferanten lassen sich sofort und verbindlich beantworten, die Mitarbeiter sind von manuellen Dokumentationspflichten entlastet.

Analog zu SIM präsentierte Open Text für den Bereich Personalmanagement die neue Lösung Livelink ECM – Employee Information Management (EIM), die insbesondere mit der SAP-Lösung HCM (Human Capital Management) für die Personalwirtschaft (HR, Human Resources) integriert ist. Die Mitarbeiter von Personalabteilungen können mit der neuen Open-Text-Lösung auf Stamm- und Abrechnungsdaten sowie zugehörige Originaldokumente aus SAP-Systemen zugreifen, alle Informationen sind in einer individuellen Personalakte für jeden einzelnen Mitarbeiter mit übersichtlicher Ordnerstruktur abgelegt. Neben der Beschleunigung der Prozesse minimiert die neue Open-Text-Lösung potenzielle Fehlerquellen und automatisiert Dokumentationsaufgaben. Aufgrund des differenzierten Berechtigungskonzepts können alle Informationen aus der Personalakte, für die Mitarbeiter ein Einsichtsrecht besitzen, als Self-Service zur Verfügung gestellt werden; die Zahl der Mitarbeiteranfragen in den Personalabteilungen lässt sich dadurch deutlich senken. Dauerhafte Kosteneinsparungen sind die Folge.

Self Service ist ein wichtiger Bestandteil zur dauerhaften Prozessoptimierung speziell bei Unternehmen mit einer hohen Lieferanten- oder Kundenzahl. Je weniger externe Anfragen intern bearbeitet werden müssen, desto geringer die Kosten im Service. Viele der nötigen Informationen entstehen und liegen in unternehmensinternen SAP-Systemen. Die neue Lösung Livelink ECM – Shared Document Access stellt den Zugriff auf SAP-Dokumente für externe Geschäftspartner wie Kunden oder Lieferanten via Web zur Verfügung. Aufgrund sicherer Berechtigungskonzepte können die Nutzer sogar Buchhaltungsinformationen wie Rechnungen oder Lieferscheine einsehen.

Livelink ECM – Shared Document Access eignet sich darüber hinaus für Branchen wie zum Beispiel die High-Tech- oder Luftfahrtindustrie, die speziellen Compliance-Auflagen unterliegen und einen langfristigen Zugriff auf SAP-Daten und -Dokumente unabhängig vom SAP-System sicherstellen müssen. Denn durch die revisionssichere Langzeit-Ablage der SAP-Informationen im Repository der neuen Open-Text-Lösung stehen diese weltweit und jederzeit unabhängig von ihrem Ursprungssystem zur Verfügung.

Das ECM-Ökosystem von Open Text

Enterprise Library Services, die applikations- und datenbankübergreifend Dienste für Archivierung, Records Management, Retention Management und Suche entlang den Wertschöpfungsketten von Unternehmen bereitstellen und den Kern der neuen Lösungen SIM und EEF bilden, Technologie für Unabhängigkeit von Applikationen, Datenbanken und Benutzeroberflächen, Produkte zur Bereitstellung von Content Services wie Web Content Management (WCM), E-Mail-Management, Production Document Management (PDMS) oder Business Process Management (BPM), Business- und Branchen-Lösungen, die Open-Text-Funktionalitäten mit den Produkten der strategischen Partner SAP und Microsoft kombinieren, Partnerschaften mit Software- und Storage-Anbietern sowie deren Partnern. Das Ziel der Ökosystem-Strategie von Open Text besteht in der Entwicklung von Technologien und Lösungen, mit denen sich die contentlastigen Prozesse entlang den Wertschöpfungsketten der Unternehmen ohne Medienbrüche abbilden und managen lassen. Mit diesen Lösungen erhalten die Business-Anwender einen kontextbezogenen Zugang zu Inhalten aus der von ihnen bevorzugten Arbeitsoberfläche heraus (access), können sie ihren Bedürfnissen entsprechend organisieren (organize) und ihren Gang durch das Unternehmen zu Compliance-Zwecken oder mehr Prozesseffizienz durch -transparenz dokumentieren und nachvollziehen (control).

Quelle: www.opentext.de

SAP erweitert Funktionalitäten im Bereich Dokumentenmanagement

„SAP Archiving by Open Text”

SAP AG und Open Text Corporation haben im Mai dieses Jahres ein gemeinsames Angebot vorgestellt, mit dem Unternehmen die wachsende Menge an Daten und Dokumenten effizient managen können.

SAP ist Wiederverkäufer von Lösungen von Open Text. Die Lösungen von Open Text ergänzen den bestehenden Funktionsumfang von SAP-Anwendungen im Bereich Dokumentenmanagement um leistungsfähige Funktionalitäten für sicheres Langzeitarchivieren. Auf der Basis der marktführenden Livelink ECM-Lösungen von Open Text wird SAP als Reseller Anwendungen unter dem Namen „SAP Archiving by Open Text“ und „SAP Document Access by Open Text“ vermarkten. Die Applikationen für Archivierung und Dokumentenzugriff sind ab sofort erhältlich, Zielbranchen sind Finanzdienstleister, der öffentliche Sektor, Unternehmen im Gesundheitswesen und sonstige Dienstleister.

Partner seit 20 Jahren

Diese globale Resellervereinbarung baut auf einer bereits seit 20 Jahren bestehenden Partnerschaft zwischen SAP und Open Text auf. Open Texts Livelink ECM-Suite speziell für SAP-Anwendungen ist ein ausgereiftes und im Markt etabliertes Angebot, das weltweit an über 2500 SAP-Kundenstandorten implementiert wurde. „GATX befindet sich mitten in der Implementierung von Open Texts Livelink ECM. Bei der Auswahl war unter anderem die praxiserprobte Integration mit SAP-Anwendungen entscheidend“, erklärt Yvonne Scott, CIO, GATX Corporation. „Die Lösungen, die jetzt direkt von SAP bezogen werden können, sollten uns dabei helfen, die wachsende Datenmenge in unserem Unternehmen kosteneffektiv zu managen. Wir gehen davon aus, dass die Lösungen der beiden renommierten Anbieter für höchste Datensicherheit und -integrität sorgen, die Systemleistung und -verfügbarkeit steigern und uns gleichzeitig das Einhalten regulatorischer Auflagen ermöglichen. Mit Abschluss der Implementierung und als Folge davon können wir uns besser auf andere Investitionen in unserem Haus konzentrieren.“

Archivierungs- und Dokumentenlösungen mit Livelink ECM-Komponenten

Open Text Livelink ECM-Lösungen speziell für SAP-Anwendungen bestehen primär aus zwei Komponenten, die sich der Archivierung von und dem Zugriff auf Daten und Dokumente widmen:

• SAP Archiving by Open Text enthält die Livelink ECM-Komponenten für Imaging sowie Archivierung von SAP-Daten und -Dokumenten. Mit der sicheren und kosteneffektiven Lösung für das Management logischer und physischer Archive lassen sich Daten auf optischen oder vergleichbaren Medien auf Festplattenbasis speichern. Dokumentenarchivierung trägt dazu bei, Informationssilos zu beseitigen und den Bedarf an zeitraubenden Post- und teuren Expresssendungen sowie Papierarchiven zu verringern.
• SAP Document Access by Open Text stattet SAP-Anwendungen zusätzlich zu den Funktionalitäten der Archivierungslösung mit einer prozessorientierten und applikationsübergreifenden Sicht auf alle            Geschäftsdokumente und -daten aus SAP- und Nicht-SAP-Anwendungen aus.  

Über eine Benutzeroberfläche auf Webbrowser-Basis können auch gelegentliche Anwender Inhalte mühelos finden. „Wir pflegen seit vielen Jahren eine enge Partnerschaft mit SAP und freuen uns darauf, mit SAP die Verbreitung von Archivierungs- und ECM-Lösungen im Markt weiter voranzutreiben und Kunden dabei zu unterstützen, die wachsende Komplexität von Informationsmanagement und regulatorischen Auflagen zu beherrschen“, so John Wilkerson, Executive Vice President of Global Sales, Services and Support bei Open Text. SAP Archiving by Open Text und SAP Document Access by Open Text können inklusive Supportleistungen direkt von SAP bezogen werden. „Unsere erweiterte Geschäftsbeziehung mit Open Text unterstreicht unser Engagement, Kunden in die Lage zu versetzen, einen ganzheitlichen Ansatz zu Enterprise Content Management zu verfolgen“, betont Tom Shirk, President, SAP Global Public Services. „Der einfache und bequeme Umgang mit Daten und Dokumenten ist ein Schlüsselelement in jedem Dokumentenmanagementprojekt. Dies gilt insbesondere für den Dienstleistungssektor. Open-Text-Produkte haben ihren Wert durch eine lange Erfolgsgeschichte bei SAP-Kunden unter Beweis gestellt und bieten zuverlässige Funktionalitäten, die SAP-Anwendungen ergänzen.“

Open Text ist SAP-Softwarepartner mit zertifizierten Integrationen. Beide Unternehmen blicken mittlerweile auf zwei Jahrzehnte gemeinsamer Partnerschaft und Entwicklung zurück. Als Folge dieser kooperativen Geschäftsbeziehung ist Open Text nach der IXOS-Übernahme 2003 der Marktführer in den Bereichen Dokumentenmanagement sowie Dokumenten- und Datenarchivierung für SAP-Lösungen. Mit brachenspezifischen Lösungen können Unternehmen jede Art von Inhalten für SAP-Lösungen erstellen, darauf zugreifen, managen und sicher archivieren. Damit lassen sich die erhöhten Anforderungen in den Bereichen Risikominimierung, operative Effizienz und IT-Konsolidierung erfüllen.

Quelle: www.sap.de