Der Personalakte gebührt Vorsicht wie Glas

Velux setzt mit der digitalen Personalakte auf die Sicherheit der Dokumente

Was wäre, wenn die papierbasierten Personalakten einem Feuer zum Opfer fallen würden? Kein Unternehmen mag wirklich daran denken, daher muss die Sicherheit sensibler Dokumente geprüft und gewährleistet werden.

Von Alexandra Osmani, Circle Unlimited

Neben den Faktoren Sicherheit und flexibler Zugriff ist bei der digitalen Personalakte die einfache Handhabung entscheidend. Nicht zuletzt deshalb entschied sich Velux Deutschland, ein Unternehmen der internationalen Velux Gruppe, für die Einführung der digitalen Personalakte, da Mitarbeiter der HR-Abteilung am Deutschland-Standort in Hamburg teilweise auch vom Home Office aus tätig sind. Um ihnen ortsunabhängig den Zugang zu Akten zu ermöglichen, wurde die Bereitstellung der Personaldokumente in elektronischer Form notwendig. So entfallen bei Velux Deutschland nun die aufwändige manuelle Suche nach Unterlagen sowie der Transport der Akten. „Der Bereich Human Resources gliedert sich in unserem Haus in Personalmanagement und Personaladministration. Beide Abteilungen benötigen Zugriff auf die Personalakten. Durch die Digitalisierung können Mitarbeiter zeitgleich und von verschiedenen Büros und Standorten aus alle für sie relevanten Dokumente einsehen. Sie müssen nicht mehr auf Ordner warten oder diese von einer Abteilung in die andere bringen. Das vereinfacht unsere Arbeit sehr“, erklärt Kirsten Vogt vom Personalmanagement Velux Deutschland. Das Unternehmen wählte für die Realisierung der digitalen Personalakte die Lösung cuSmarText HR von Circle Unlimited aus Hamburg. Darüber hinaus wurde eine Funktionalität zur automatischen Erstellung von Dokumenten und Bescheinigungen implementiert. „Die vollständige Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in SAP und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis bestimmten maßgeblich unsere Entscheidung“, erklärt Marc Siemssen, Leiter Personalmanagement von Velux Deutschland, und ergänzt: „Im Rahmen einer Schulung hatte das gesamte HR-Team gleich zu Anfang eine umfassende Einarbeitung in die Lösung erhalten, sodass wir das neue System schnell produktiv nutzen konnten.“ Heute sind damit sämtliche Personaldokumente stets aktuell, abteilungsübergreifend und von extern verfügbar. Beim Einführen der Lösung wurden in einem ersten Schritt insgesamt mehr als 500 bestehende Personalakten digitalisiert. Darunter Akten, die eine Anzahl an Einzeldokumenten im zweistelligen Bereich enthielten. Das Scannen der mehreren Tausend Einzelseiten übernahm die Cocq Datendienst aus Hamburg. Als Lösungspartner von Circle Unlimited bereitete Cocq die papierbasierten Dokumente, wie Arbeitsverträge, Reisekosten- und Vollmachtenordnungen, Zeugnisse und vieles mehr, für die passgenaue Integration in den digitalen Workflow vor. „Das Digitalisieren war natürlich eine echte Herausforderung, bevor wir von den Vorteilen des elektronischen Workflows profitieren konnten. Die Vorbereitung für das Scannen der Dokumente hat viel Zeit in Anspruch genommen, denn zunächst haben wir die bestehenden Akten umfassend aussortiert und dann erst an Cocq übergeben. Durch die teilweise lange Betriebszugehörigkeit unserer Mitarbeiter gab es sogar Personalakten, die um die 30 bis 40 Einzeldokumente enthielten“, erinnert sich Kirsten Vogt. Seit Abschluss der Projekteinführung scannt Velux Deutschland in Eigenregie die eingehenden Dokumente, wie Bescheinigungen, Mitarbeiterfotos und Bewerbungen, und überführt sie in den digitalen Workflow. Eine integrierte Scan-Funktion in der digitalen Personalakte gewährleistet, dass dies direkt aus dem SAP-System möglich ist. Neben Dateien in den Bildformaten tiff und jpeg können dabei auch unmittelbar PDF-Dokumente erstellt werden, ohne dass ein spezieller Druckertreiber oder eine Zusatzsoftware installiert ist.

Leichtes Auffinden von Dokumenten
Laut Velux Deutschland haben sich die Erwartungen an die Sicherheit, den Zugriff und die einfachere Handhabung der Personaldokumente erfüllt. Die Personalmitarbeiter können die digitale Akte heute direkt aus allen Funktionen des Human Capital Management (HCM) aufrufen und alle wichtigen
Informationen, Dokumente, E-Mails und vieles mehr auf einen Blick einsehen. Das Auffinden der Dokumente ist dabei per Volltext- und Stichwortsuche möglich – mittels integrierter OCR-Erkennung auch in den eingescannten Unterlagen. Durch die Integration der Lösung in Microsoft hat das HR-Team die Möglichkeit, abgelegte Dokumente direkt in der digitalen Akte aus MS-Office-Anwendungen heraus aufzurufen, zu bearbeiten und revisionssicher zu speichern. Ebenso können sämtliche E-Mails aus MS Outlook und IBM Lotus Notes im Original, einschließlich ihrer Anhänge und Formatierungen, in die Akte übernommen, aber auch aus der Akte selbst heraus über den Personal Information Manager (PIM) versendet werden.

Ausblick
Zukünftig plant Velux Deutschland verstärkt die Funktion der automatischen Dokumentenerstellung zu nutzen. Diese ist bereits integriert und die Mitarbeiter sind geschult. Mit dem sogenannten cuDocument Builder lassen sich Dokumente und E-Mails direkt aus jeder SAP- und MS-Office-Funktion heraus generieren. Velux Deutschland möchte so vermehrt Arbeitsverträge und Standardschriftverkehr, wie
Bescheinigungen und Mitarbeiterschreiben, automatisch, unter Zugriff auf SAP-Daten im MS-Office- oder PDF-Format erzeugen, versenden und archivieren. Hierzu erstellt der Personalbereich je Dokumentenart einzelne Vorlagen, in denen der Aufbau und die jeweiligen Abschnittsinhalte festgelegt sind. Zusätzlich wird definiert, ob und an welchen Stellen später bei der Generierung Änderungen erlaubt sind beziehungsweise Ergänzungen regelbasiert vorgenommen werden. Aus diesen fertigen, freigegebenen Vorlagen muss der einzelne Personalmitarbeiter nur die im jeweiligen Bearbeitungsschritt automatisiert vorgeschlagene Vorlage bestätigen und gegebenenfalls Platzhalter manuell ersetzen. Velux Deutschland verspricht sich durch den Einsatz der automatischen Dokumentengenerierung eine schnellere und einfachere Abwicklung beim Erstellen und Verteilen von Dokumenten an die einzelnen Mitarbeiter. „Auch mögliche Fehler durch die manuelle Bearbeitung wollen wir durch die Automatisierung der Vorgänge weiter gen Null reduzieren“, so Marc Siemssen.

www.cuag.de