Globales Management- Reporting mit SAP BO-Dashboards

Alles im Blick: konsolidierte, weltweite Reporting-Plattform on- und offline verfügbar

Es ist wie bei Formel-1-Rennfahrern: Alle relevanten Parameter müssen in Echtzeit rund um die Uhr abrufbar und überblickbar sein. Auch für das Top-Management des Chemiekonzerns Kemira müssen, um im globalen Wettbewerb bestehen zu können, alle Unternehmensinformationen schnell und in klarer Form verfügbar sein, on- und offline.

Mitte 2010 stand der Chemiekonzern Kemira OJY vor der Herausforderung, das bestehende Web- und Excel-basierte Reporting auf ein neues Tool für das Management-Reporting umzustellen. Dieses webbasierte Reporting war mithilfe von Standard-SAP-BW-Berichten in einer SAP-Portalumgebung aufgesetzt worden. Aufgrund der stetig steigenden Ansprüche an die Informationsqualität und -darstellung des Top-Managements gestaltete sich der Zugriff auf das Reporting allerdings umständlich. Die Datenanalyse setzte ein hohes Toolverständnis sowie eine hohe Vertrautheit mit der SAP-Terminologie voraus. Zudem waren die Berichte wenig intuitiv gestaltet und die Performance der Berichtsausführung mangelhaft. Fazit: Das Reporting-Tool war zu maschinennah und zu wenig benutzerfreundlich gestaltet. Nicht genug damit, wurde parallel zu den Web-Berichten ein Excel-basiertes Reporting betrieben, das auf SAP-BW-Daten basierte. So wurden monatlich Daten aus SAP BW extrahiert, in Excel hineinkopiert, dort manuell angepasst, verdichtet und dem Management bereitgestellt. Dieser Prozess war sehr zeitaufwändig, fehleranfällig und wenig transparent.

Top-Reporting für Top-Management

Ziel des Projekts war ein neues Top-Reporting-Instrument, das die entscheidenden Informationen für die Unternehmenssteuerung mithilfe einer State-of-the-Art-Technologie zentralistisch und konzernweit in einer ansprechenden Form bereitstellen sollte – basierend auf den SAP-BW-Daten. Neben der hohen Benutzerfreundlichkeit und der einfachen Handhabung sollte zusätzlich die Möglichkeit für die Offline-Bereitstellung der Daten gegeben sein. Wichtig war ebenfalls die Erweiterung der Funktionalitäten gegenüber dem alten Reportingsystem, insofern, als dass die Informationen durch Management-Dashboards erweitert werden sollten. Die Bereitstellung hoch aggregierter Kennzahlen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen, wie zum Beispiel konsolidierte Finanzdaten, Kostenschichtungen, Vertriebsinformationen, Bestandsentwicklung und Preisentwicklung, rundete die Ziele des neuen Top-Reportings nebst der hohen Anforderungen an die optische Darstellung der Daten ab.

Das neue Top-Reporting sollte Folgendes sicherstellen:
▪    die Darstellung von Kennzahlen auf oberster Managementebene (Vorstand und Segmentcontrolling);
▪    die Etablierung einer einheitlichen Reporting-Plattform im Unternehmen;
▪    die unternehmensweite Bereitstellung einer einheitlichen und standardisierten Auswertungsmöglichkeit sowie einheitliche und harmonisierte Kennzahlen;
▪    sogenannte „Schattenlösungen“ in MS-Excel sollten abgelöst und transparente, nachvollziehbare Daten bereitgestellt werden;
▪    das Top-Reporting sollte benutzerfreundlich sein, um auch Anwendergruppen zu erreichen, die bisher kein Reportingtool verwendeten;
▪    das neue Reporting sollte eine höhere Akzeptanz erzielen;
▪    das bestehende SAP-BW-System soll als Datenbasis genutzt werden.

Für CBS waren Kemiras Anforderungen ein willkommener Treiber für die Auswahl einer geeigneten Lösung. Die Heidelberger Consultants entwickelten zunächst einen Prototypen, der die Einsatzmöglichkeiten von SAP Business Objects Tools aufzeigte. Die BO-Anwendungen unterstützen das operative Reporting und helfen, Ad-hoc-Berichte, Analysen sowie Dashboards schneller zu erstellen. Zudem enthalten die BO-Produkte Werkzeuge zur Verbesserung von Datenqualität, zur Datenintegration sowie zur Planung und Budgetierung. In der engeren Auswahl für den CBS-Prototypen standen einige alternative BO-Werkzeuge, für die Anforderungen des Chemiekonzerns kamen jedoch nur die BO-Dashboards infrage. Damit werden Flash-basierte Anwendungen entwickelt, die sich in verschiedene Applikationen einbetten lassen und hoch kompatibel mit SAP BW sind. Zudem erfüllten die Flash-basierten Applikationen die hohen Anforderungen der grafischen Darstellung gemäß der Corporate Identity Kemiras. Auch sicherte die CBS-Lösung eine einfache Navigation zwischen den Dashboards sowie eine hohe Performance, die einen Offline-Betrieb auch ohne Netzwerkverbindung ermöglicht. Parallel hierzu wurde seitens Kemira die Spezifikation der Dashboards vorangetrieben. So wurden die entscheidenden Kennzahlen und Merkmale identifiziert sowie erste grafische Darstellungsvarianten abgeleitet. Die Anforderungen kamen dabei aus sämtlichen Fachbereichen und reichten von Finance/Controlling über Beschaffung und Vertrieb bis hin zu SCM und HR. In initialen Workshops wurden diese Spezifikationen auf ihre technische Realisierungsmöglichkeit hin evaluiert. Die nötigen Datenquellen im SAP BW wurden identifiziert und ein generelles Layout für die Dashboards entworfen. Kemiras bestehende Corporate Identity diente dabei als Orientierung unter anderem für Farbschemata, welche die Einheitlichkeit des Systems unterstützen.

Elementare Idee war die Umsetzung der Dashboards mit Produktcharakter. So sollten die Dashboards mit einem einfachen Link erreichbar sein und danach jegliche Navigation innerhalb der Dashboards erfolgen. Damit wurde eine einfache und intuitive Navigation ermöglicht, die zudem viel Platz für die eigentlichen Inhalte – Daten und Grafiken – bietet.

Der Projektablauf im Überblick

Realisiert wurden insgesamt über 40 Dashboards, die in vier Paketen strukturiert wurden. Im ersten Paket wurden hoch verdichtete Dashboards umgesetzt. Hier sind keine weiteren Drilldown-Möglichkeiten vorgesehen, sondern lediglich Filterungen der Daten. Dadurch konnte eine extrem hohe Performance der Dashboards gewährleistet werden. Als zusätzliche Funktion wurde eine komplette Offline-Funktionalität realisiert. Die notwendigen Daten werden monatlich in XML-Dateien bereitgestellt und bei nicht vorhandener Onlineverbindung wird automatisch auf diese vorberechneten Daten zurückgegriffen. In drei weiteren Paketen wurden Drilldown-Funktionalitäten hinzugefügt. Diese ermöglichen durch das Klicken auf einzelne Bereiche eine Filterung und die anschließende Anzeige detaillierterer Daten. Allgemein wirken sich Filterungen (sei es durch Selektionen im allgemeinen Filterbereich oder durch Drilldowns) immer auf sämtliche Charts aus und gewährleisten so jederzeit eine konsistente Sicht auf die Daten. Der Anwender wird bei der Verwendung der Dashboards stets über die definierten Drilldown-Stufen geführt. So ist kein beliebiger Freiheitsgrad bei der Navigation innerhalb der Daten möglich, der allerdings auch explizit nicht gewünscht war. Für die freie Navigation in Datenbeständen gibt es andere Tools, die dafür einen geeigneten Funktionsumfang bereitstellen. Für SAP BW wurden die nötigen Queries entwickelt, die als Datenlieferant für die Dashboards dienen. Hierbei haben sich die CBS und Kemira teilweise an vorhandenen Queries orientiert. Zukünftig verspricht man sich durch den Einsatz von In-memory-Technologie weitere Performanceverbesserungen. Mithilfe dieser Technologie können größte Datenmengen in kürzester Zeit und kostengünstig analysiert und gleichzeitig die Komplexität der IT-Landschaft verringert werden. Das bestehende Berechtigungswesen im SAP BW wurde auch für die neuen Dashboards übernommen, sodass jeder Anwender nur die für ihn relevanten Daten angezeigt bekommt. Besondere Herausforderungen stellten die SCM-Dashboards dar. Nicht nur das extrem hohe Datenvolumen der Materialbestände musste gehandhabt, sondern auch die bestehenden komplexen Reports in Excel abgelöst werden. Dashboards bieten hier die nötige Flexibilität, weitere Berechnungen mit den Daten durchzuführen, bevor diese in den Charts angezeigt werden.

Erfolgsfaktoren

Im Projektverlauf hat sich rasch herausgestellt, dass die Integration von Dashboards und SAP BW ausgereift ist. So ist für die Entwicklung und Ausführung der Dashboards kein zusätzlicher BO-Enterprise-Server notwendig. Die entwickelten Objekte lassen sich in das bestehende BW-Transportwesen integrieren und ermöglichen so die gewohnte Qualitätssicherung in der Entwicklungsphase. In mehreren parallelen Projekten wurde die Datenqualität analysiert und entscheidend verbessert. Gerade bei der hohen Verdichtung von Daten in zentralen Steuerungsdashboards ist die zugrunde liegende Datenqualität entscheidend für die Akzeptanz der Anwendung. Während der Analyse des bestehenden Excel-Reportings konnten weitere Fehlerquellen identifiziert werden. Eine zusätzliche Phase wird dem Projekt bereits angehängt. Basierend auf dem erstellten Group Package werden weitere Dashboards umgesetzt, die umfangreichere Navigationsmöglichkeiten und einen tieferen Einblick in die Daten ermöglichen. Weitere Bereiche, insbesondere im SCM-Umfeld, werden in die neue, erfolgreiche Lösung integriert.

www.cbs.consulting.com

www.kemira.com