Freiräume für Zukuftsstrategien

Orga: Die Auslagerung der Routinetätigkeiten trägt zu mehr Sicherheit und Effizienz von Personalabteilungen bei.

Qualifizierte Führungskräfte finden, Mitarbeiter mit Perspektive weiterentwickeln, Fachkräfte langfristig an das Unternehmen binden: Personalabteilungen übernehmen eine besondere strategische Bedeutung für den Unternehmenserfolg. Doch wo Gehalts- und Reisekostenabrechnungen den Arbeitsalltag bestimmen, bleibt für die wesentlichen Dinge zu wenig Zeit.
Von Jürgen Tiefenbach, Leiter Personal Services und Beratung bei Orga

Am Anfang eines Auslagerungsprozesses steht zunächst immer die grundsätzliche Entscheidung, welche Dienstleistung in Anspruch genommen werden soll. Das Leistungsspektrum beginnt beim einfachen Hosting. Dabei stellt der IT-Dienstleister Kapazitäten in seinem Rechenzentrum zur Verfügung und administriert für seine Kunden die Hard- und Software. Umfassender ist das SAP HCM-Hosting, denn hier betreut der Dienstleister die Anwendungen, die das Unternehmen für sein Personalmanagement verwendet. Er kümmert sich um den laufenden Betrieb, die Weiterentwicklung, Pflege sowie Wartung der Programme. Die Orga Personalservices bieten den Unternehmen darüber hinaus im hauseigenen Hochsicherheits-Rechenzentrum Hilfestellung bei der strategischen und organisatorischen Planung. Experten unterstützen bei der Neuausrichtung der IT-Landschaft und der Systemauswahl, erstellen Machbarkeitsstudien und beraten bei der Investitions- und Releaseplanung sowie der konkreten Umsetzung eines Projekts. Die Kunden profitieren hier von der 40-jährigen Erfahrung des Dienstleisters im Personalbereich.

Eine dritte Variante besteht darin, mittels Business Process Outsourcing (BPO) zeitaufwändige Routineaufgaben wie die monatlichen Gehaltsabrechnungen auszulagern. So geben beispielsweise mittelständische Unternehmen arbeitsintensive Routinearbeiten wie Payroll Services oder die Reisekostenabrechnung ab, um verbesserte Geschäftsprozesse und gesteigerte Qualität bei gleichzeitig geringerem Kostenaufwand zu erzielen. Neben neuen Potenzialen, die für die Kerntätigkeit genutzt werden können, kommt es zudem zu einer beschleunigten Abwicklung der Geschäftsprozesse. Nicht von ungefähr also erfreut sich diese Alternative immer größerer Beliebtheit. Mittlerweile hat jedes zweite Mittelstands- und Großunternehmen seine Entgeltabrechnung in die Hände eines spezialisierten Dienstleisters gelegt. Die BPO Services beinhalten die Auslagerung der Gehalts- und Reisekostenabrechnungen, die Erfassung und Pflege von Stamm- und Mitarbeiterdaten, die Durchführung der Personalabrechnungen und Folgeaktivitäten wie Gehaltsüberweisungen, das Handling der betrieblichen Altersversorgung und der Zeitwirtschaft. Kunden können aus diesem umfangreichen Angebot exakt diejenigen Leistungen auswählen, die sie individuell benötigen. Besonders komfortabel ist das Rundum-Sorglos-Paket von Orga, das klassisches IT-Hosting, Anwendungs-Hosting und BPO auf höchstem Qualitäts- und Sicherheitsniveau miteinander kombiniert.

Weniger Kosten, mehr Professionalisierung

Beim Outsourcing fällt natürlich immer die Kostenfrage ins Gewicht. Ob Krise oder Aufschwung ist dabei egal: Die Auslagerung von IT-Dienstleistungen kann zu jeder Zeit eine wichtige Rolle bei der Ausrichtung eines Unternehmens spielen. In Boom-Zeiten, um beispielsweise Zugang zu neuen Technologien und Ressourcen zu gewinnen, und in der Rezession etwa als Instrument zur Kostensenkung. Das Leistungsspektrum der Orga eröffnet die Möglichkeit, über Skaleneffekte und optimierte Prozesse die Kosten erheblich zu senken. Viele Kunden können dabei Einsparungen von bis zu 30 Prozent erzielen. Sie profitieren außerdem von einer erhöhten Planungssicherheit sowie der transparenten, kalkulierbaren Kostenstruktur. Das Know-how der Experten bei der Orga erstreckt sich von personalwirtschaftlichen Fragen über die angrenzenden SAP-Anwendungen bis hin zu den rechtlichen Bestimmungen. Mit den BPO Personal Services wird der Personaler nicht länger von lästigen Routineaufgaben und juristischen Details abgelenkt, sondern kann sich wieder voll auf seinen wirtschaftlichen Erfolg konzentrieren.

Eine weitere Entlastung bringen die webbasierten Anwendungen im Bereich Employee Self Service (ESS) oder Manager Self Service (MSS). Bei diesen Services pflegen die Mitarbeiter mit Hilfe einer Webanwendung ausgewählte persönliche Daten selbst. Im Fokus stehen dabei die persönlichen Stammdaten, Anträge für Urlaub oder Mehrarbeit oder auch Reiseanträge bzw. -abrechnungen. Betriebsinterne Personalprozesse werden dadurch nicht nur automatisiert und standardisiert, sondern laufen auch vollkommen papierlos ab. Dies führt zu einer deutlichen Beschleunigung und Professionalisierung der betrieblichen Prozesse sowie einer weiteren Entlastung der Personaler. Die Personaldaten sind aktueller, korrekter und vollständiger, denn wer kennt sie besser als der Mitarbeiter selbst? Er hat dank ESS und MSS die Möglichkeit, seine Ist-Zeiten unkompliziert selbst einzugeben sowie die Arbeitsstunden unmittelbar den zugehörigen Projekten zuzuordnen. Diese Angaben kann er anschließend direkt auf Gültigkeit oder Freigabe prüfen lassen. Der Vorgesetzte hat die Möglichkeit, per ESS gestellte  Urlaubs- und Mehrarbeitsanträge online zu genehmigen oder abzulehnen und sie über die in SAP hinterlegten Workflow-Funktionen zum Beispiel an den Betriebsrat weiterzuleiten. ESS und MSS führen also nicht einfach dazu, dass die Arbeit von der Personalabteilung auf die Mitarbeiter übertragen wird, sondern senken spürbar den unternehmensweiten Verwaltungs- und Koordinationsaufwand. Doch wie findet man den richtigen Dienstleister für das SAP HCM-Hosting? Die Wahl hängt vor allem davon ab, welche Qualitätsanforderungen und Reaktionszeiten gewünscht sind. Ansonsten gilt: Der potenzielle Kooperationspartner sollte schon länger auf dem Markt aktiv sein, über eine breite Kundenbasis und gute Referenzen verfügen, am besten aus der eigenen Branche. Überdies sollte ein guter Dienstleister seine Kunden auch auf die möglichen Risiken hinweisen.

Zertifizierte Sicherheit

Faktoren wie Datensicherheit sind hier ebenso zu nennen wie die notwendige Bereitschaft zu vertrauensvoller Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externem Dienstleister. Verantwortungsvolle Beratung und partnerschaftliches Miteinander nehmen Auftraggebern die Sorge um Kontrollverlust oder Abhängigkeit. Mit Hilfe genauer Planung sowie klar formulierter Verträge werden Risiken beherrschbar gemacht. Natürlich berührt die aktuelle Debatte um die Sicherheit des Cloud Computings auch das Outsourcing-Thema. Unternehmen, die bereits die private Cloud eines Rechenzentrums nutzen, fragen zunehmend nach der Sicherheit der Datenspeicherung und des Datenzugriffs, den rechtlichen Vorgaben zur Datenweitergabe oder der Rückgabe der Daten nach dem Ende der Zusammenarbeit. Vorhandene Zertifikate nach ISO- oder SAS70-Auditierungen renommierter Prüfungsgesellschaften sowie Prozesse nach dem ITIL (IT Infrastructure Library)-Standard, die ein Dienstleister vorweisen kann, geben hier ein objektives Zeugnis über die Leistungsfähigkeit und die Einhaltung international anerkannter Standards. Doch die Umsetzung der rechtlichen Bestimmungen ist nur ein Aspekt. Hinzu kommen die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten. Und auch hier sind die Kunden der Orga auf der sicheren Seite. Als Tochterunternehmen der Fiducia IT kann sie auf ein Rechenzentrum zurückgreifen, das nicht zuletzt mit seiner Ausfallsicherheit von 99,99 Prozent den besonders hohen Ansprüchen des Bankwesens genügt. Damit  können Unternehmen ganz sicher sein, dass sich ihre sensiblen Personaldaten in sicheren Händen befinden.

www.orga.de