Value Diagnostics and Creation

SAP-Landschaften optimieren und Einsparpotenziale realisieren

Es gibt unterschiedlichste Gründe für sich verändernde SAP-Landschaften. Der Wertschöpfungsansatz Value Diagnostics and Creation bewertet Prozesse entlang der gesamten Lieferkette und erzeugt dabei ein Stärke-Schwächeprofil, das messbare Einsparpotenziale aufzeigt. Von Thomas Hartmann, Associate Partner, und Nina Wulf, Senior Consultant bei IBM Global Business Services

Jeden Tag erfassen Mitarbeiter in rund 100.000 Unternehmen weltweit Aufträge in SAP-Systemen, lösen Bestellungen aus, fakturieren, protokollieren Warenein- und ausgänge, erstellen Gehaltsabrechnungen und sorgen mit unzähligen SAP-Transaktionen dafür, dass ihr Unternehmen funktioniert. Aber wie reibungslos laufen die Prozesse wirklich ab? Wie oft müssen zeitaufwändig Fehlermeldungen abgearbeitet werden und wie viele Prozessumgehungen haben sich seit der Einführung der SAP-ERP-Systeme in die Unternehmen eingeschlichen? Die Unternehmensberatungssparte IBM Global Business Services (GBS) hat Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen befragt und deren SAP-Prozesse unternehmensweit untersucht. Die Studie zeigt, dass die SAP-Landschaften vieler Unternehmen ein beachtliches Potenzial an Prozess- und Kostenoptimierungen aufweisen. Die Gründe für die Abweichungen zwischen den gewünschten und den faktisch vorhandenen Prozessen liegen dabei in der konzernweiten Zusammenführung von SAP-Systemen, beispielsweise in Folge von Fusionen, unreflektierten Umsetzungen von Änderungsanforderungen in Produktivsystemen oder mit unzureichendem SAP-Fachwissen etablierten Workarounds. Um Abhilfe zu schaffen, setzen viele Unternehmen auf kosten- und zeitintensive Neu-Implementierungen, Harmonisierungen und Konsolidierungen, Re-Engineering, Einführung von Best Practice-Lösungen oder auch auf Lösungen im SAP-Standard.

Die IBM empfiehlt ihren Kunden einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess der bestehenden SAP-Anwendungen und Systemumgebungen. Mit dem neuen Beratungsangebot Value Diagnostic and Creation Toolset bietet die IBM ein effizientes Instrument, um SAP-Prozesse entlang der gesamten Lieferkette adäquat zu bewerten. Ergänzend hierzu wurde ein Value Assessment entwickelt, das messbare Einsparpotenziale aufzeigt, vor allem im Bereich (internationaler) Standardisierung und Konsolidierung, aber auch von Nutzungs- und Betriebsaufwänden, Datenqualität sowie Prozessintegration. Gemeinsam mit erfahrenen Prozess- und SAP-Beratern ist es auf Basis dieses Toolsets möglich, innerhalb weniger Wochen die vorhandenen SAP-Verbesserungspotenziale konkret zu benennen und gleichzeitig den monetär quantifizierbaren Nutzen einer derartigen SAP-Optimierung darzulegen. Besonders anschaulich lässt sich dies am Beispiel der sogenannten Ergebniskarte illustrieren, welche die Optimierungspotenziale je Unternehmensbereich visualisiert. Das SAP-Wertschöpfungskonzept Value Diagno stics and Creation beruht auf einem fundierten Ansatz, der neben einer gut verständlichen und leicht nachvollziehbaren Vorgehensweise alle wesentlichen Bereiche einer soliden SAP-ERP-Analyse abdeckt. Dazu gehören die Betrachtung des Prozessdesigns sowie die Identifikation von Kostentreibern innerhalb eines Prozesses. Um Schnittstellen zu prüfen und Medienbrüche zu bestimmen, werden außerdem weitere Tools und Systeme, die innerhalb der Prozesse Anwendung finden, analysiert. Die Unternehmensorganisation wird ebenso untersucht und überprüft wie stammdatenrelevante Aspekte. Auch die Evaluation der Governance beziehungsweise der Zuständigkeitskonzepte ist Bestandteil dieser 360-Grad-Analyse. Das Projekt für die Wertschöpfungsanalyse findet in einem mehrstufigen Ansatz statt, der in die Phasen Interview, Analyse, Design, Auswertung, Visualisierung und Präsentation unterteilt ist. Den Ausgangspunkt bildet die Geschäftsprozessanalyse. In dieser Phase werden Verbesserungspotenziale identifiziert, indem strategische Herausforderungen, funktionale Lücken und beispielsweise Kapazitätsengpässe innerhalb der Prozesse ermittelt werden. Das Prozessmodell deckt dabei alle wesentlichen Unternehmensbereiche entlang der Supply Chain ab. Die grundsätzliche Vorgehensweise der SAP-Wertschöpfungsdiagnose Value Diagnostics and Creation umfasst eine prozessgesteuerte Analyse der Stärken und Schwächen der SAP-Landschaft. Entscheidend ist, dass es sich um eine prozessorientierte Methode handelt, bei der die Schwachstellenanalyse auf Basis der tatsächlichen Geschäftsabläufe erfolgt. Technische Aspekte der SAP-Anwendung werden selbstverständlich auch evaluiert, z. B. bei auffällig verzögerten Antwortzeiten. Sie sind aber nicht alleiniger Fokus des Assessments.

Die Durchführung wird durch Tools unterstützt, die eine einheitliche und transparente Vorgehensweise erlauben. Aufgrund dieses intelligenten und standardisierten Vorgehens ist die Projektdauer für ein solches SAP Value Assessment signifikant kürzer als bei klassischen Projekten dieser Art. Im Gegensatz zu herkömmlichen Studien, in denen auf der „grünen Wiese“ gestartet werden muss, kommt dem Serviceangebot der IBM zugute, dass auf vordefinierte Muster, Instrumente und eine sehr leistungsfähige Applikation (vgl. das ERP Value Analyzer Tool) zurückgegriffen werden kann. In der Regel beträgt die Dauer für die gesamte Durchführung von der Analysephase über die Bestandsaufnahme bis hin zur Präsentation der Ergebnisse lediglich vier bis sechs Wochen. Dabei kommen in dem Projekt Vorlagen für die Ist-Analyse und den Soll-Zustand der Prozesse, ein generisches Prozessmodell und das ERP Value Analyzer Tool aus dem SAP Value Diagnostics and Creation-Baukasten zur Anwendung. Das generische Prozessmodell deckt dabei alle wesentlichen Themen aus den Bereichen Controlling, Finanzwesen, Materialwirtschaft, Instandhaltung, Produktion, Projektmanagement und Vertrieb ab. Das ERP Analyzer Tool, kurz EVA-Tool, ist das innovative Herzstück des Toolsets und unterstützt sowohl in der Analysephase durch Themenlisten bei der Planung der Interviews als auch bei der Dokumentation von Schwächen, deren Auswirkungen und Ursachen sowie potenziellen Lösungen. Es handelt sich um ein eigens für IBM entwickeltes Tool, das durch folgende Merkmale gekennzeichnet ist:

• eine anpassbare, vordefinierte Nutzenaufstellung
• exemplarisch beinhaltet es Muster, die typische, verbesserungsfähige Bereiche abbilden
• enthält vordefinierte Nutzenberechnungen
• ermöglicht die Auswahl des „Quick Win“ Potenzials
• erlaubt einen werksübergreifenden Überblick
• enthält ein vordefiniertes Präsentationsformat
• generiert eine Prozessmodelldarstellung mit visualisierten Verbesserungspotenzialen
• ermöglicht flexible Definition von Auswertungskriterien

Das EVA-Tool ist hierbei äußerst flexibel: Nicht nur was die Auswahl der Themenlisten (z. B. je Modul) angeht, sondern auch hinsichtlich der Präsentation der Ergebnisse (z. B. je Werk, Modul, Prozessbereich). Mit diesen Mitteln wird der prozessorientierte Projektansatz von Value Diagnostics and Creation mit entsprechenden Tools unterstützt. Auch wenn die Vorgehensweise mit standardisierten Werkzeugen durchgeführt wird, so basiert die Nutzeneinschätzung auf kundenspezifisch bewerteten Maßnahmen. Es hat sich gezeigt, dass aus der Anwendung von Value Diagnostics and Creation eine Reihe von quantifizierbaren Kostenvorteilen resultieren. Diese erstrecken sich von der Erhöhung der Produktivität durch die Prozessoptimierung über unternehmensweite Personaleinsparungen bis hin zu Umsatzsteigerungen durch intensiveren Kundenkontakt. Laut Messungen der IBM lassen sich durch den Einsatz von Value Diagnostics and Creation insgesamt Produktivitätsverbesserungen zwischen ein bis fünf Prozent realisieren. Auch die weiteren finanziellen Parameter sprechen für eine sinnvolle Investition: Der Return on Investment für 50 Prozent der Lösungsvorschläge liegt bei unter zwei Jahren, bei 35 Prozent der Lösungsvorschläge sogar bei drei bis zwölf Monaten. Durch das Realisieren der Einsparpotenziale und die damit einhergehende Wertsteigerung bestehender Landschaften lässt sich die Lücke zwischen den Erwartungen an moderne SAP-ERP-Systeme und dem tatsächlichen Wertbeitrag schließen. Warum entscheiden sich Kunden für diesen Ansatz? Die Ausgangsituationen können sehr unterschiedlich sein. Der Kunde kann beispielsweise den Wunsch haben, Optimierungsmöglichkeiten für den Geschäftsbereich zu analysieren, die sich in Folge eines technischen Release Upgrades ergeben haben. Ein ebenfalls typisches Szenario ergibt sich aus Situationen, in denen Handlingprobleme bei der Abwicklung im SAP-System negative Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben. In diesem Fall ist das Ziel, die Hintergründe aufzudecken, die zu den Missständen führen. Aus Erfahrung weiß man, dass die Auftraggeber ihre Schwachstellen oftmals gut kennen beziehungsweise ein gutes Gespür dafür haben, wo die Probleme liegen. Eine gründliche Analyse mit eindeutig messwvisueller Darstellung bietet dabei gerade dem Management eine ideale Unterstützung. Seitens der Auftraggeber werden häufig der ausgeprägte Praxisbezug des Ansatzes und die frühe Einbeziehung der Kundenexperten in den Wertschöpfungsprozess positiv bewertet. Auch haben die Lösungsvorschläge bereits den Charakter eines Soll-Konzepts. Ebenfalls beeindruckend ist die Geschwindigkeit, mit der Ergebnisse erkennbar werden und nicht zuletzt die deutlich vorhersagbare Form der Ergebnisse auf einem toolbasierten, einheitlichen Ansatz. Mit Value Diagnostics and Creation können die Voraussetzungen geschaffen werden, SAP-Landschaften flexibler und agiler zu gestalten. Diese wiederum bilden eine elementare Basis zur Nutzung von Cloud-Services.