Electronic Data Interchange

Warum sich EDI-Outsourcing lohnt und warum immer mehr SAP-Unternehmen auf leistungsfähige Kommunikationsplattformen setzen.

Sie werden jetzt vielleicht sagen: EDI ist doch ein alter Hut und bereits seit Jahren etabliert. Bei den ersten Nachfragen in den Fachbereichen stellen IT-Verantwortliche oft fest, dass es noch viel Bedarf gibt. Der Einkauf tauscht Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavise oder Wareneingangsmeldungen erst mit wenigen A-Lieferanten aus. Die Buchhaltung möchte den Aufwand mit den vielen mittleren und kleinen Rechnungsstellern, die noch Papier senden, gern reduzieren. Die Versandabteilung würde gern Versand- und Statusmeldungen mit Paketdiensten und Speditionen elektronisch austauschen und mit anderen SAP-Belegen verknüpfen. Die Zollexperten im Logistikbereich wünschen sich, die gesetzlich vorgeschriebenen Zollanmeldungen komfortabler direkt aus dem SAP-System versenden zu können. Kurzum: Viele Unternehmen könnten ihre Prozesskosten erheblich reduzieren, wenn sie die Integration aller ihrer Geschäftspartner in die bestehenden Prozesse stärker vorantreiben würden. Doch das scheitert häufig an den EDI-Ressourcen, den hohen Kosten oder manchmal auch am vorhandenen Know-how. Rechnet man die EDI-Kosten heute zusammen, so summieren sich diese bei einigen Unternehmen schnell auf einen hohen sechsstelligen Betrag pro Jahr. Zu den Investitionen für Soft- und Hardware kommen immer noch beträchtliche Kosten für Wartungsgebühren, für laufende Anpassungen, die Integration neuer Partner oder die Pflege von Schnittstellen hinzu. Nach fast zwei Jahrzehnten EDI kann man sagen: Die meisten Einsparpotenziale konnten vor allem die großen Kunden aus Handel oder Automobilindustrie (OEM’s oder Tier 1) realisieren. Was kann man konkret tun?

Der strategische Ansatz wäre: Sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren und die internen Kosten mit denen des externen Dienstleisters zu vergleichen. Wenn es sich rechnet, einen EDI-Provider suchen, der nicht nur günstig ist, sondern auch zu einem passt. EDI-Provider gibt es sehr viele. EDI-Provider mit SAP-Beratungs-Know-how dagegen nur wenige, aber genau diese sind hier von großem Nutzen. Denn alle EDI-Prozesse sind eng verzahnt mit den SAP-Prozessen, z. B. mit SD und MM.

Stecker rein und fertig

Mit den Communications-Services CS.Line von Mercoline setzen viele SAP-Unternehmen wie Kühne, Buderus, Berentzen oder Budnikowski auf ein voll ausgebautes und zentral verwaltetes Kommunikationsnetzwerk, das den Beschäftigungsaufwand für alle EDI-Prozesse minimiert und laufende Investitionen in die eigene Infrastruktur unnötig macht. Der große Vorteil: Es genügt eine IDoc-Anbindung an die Mercoline-Kommunikationsplattform CS.Line und schon können auch alle anderen Partner erreicht werden. Aufgrund seiner SAP-Spezialisierung verfügt Mercoline u. a. über diverse IDoc-zu-Standardformat-Mappings. Diese werden bei Bedarf aktiviert. Dadurch reduzieren sich die Kosten bei der Migration erheblich und erleichtern so den schnellen Umstieg. Unternehmen können untereinander Dokumente auch direkt austauschen und benötigen keine EDI-Mappings mehr. Und weicht das System einmal stark vom SAP-Standard ab, dann trifft es sich sehr gut, dass Mercoline als zertifizierter SAP-Partner individuelles Customizing aus einer Hand jederzeit schnell realisieren kann. 

Nach zwei Jahrzehnten EDI stockt die Marktdurchdringung in Deutschland. Experten gehen zwar davon aus, dass heute fast 90 Prozent der großen Unternehmen (mit mehr als 20 Mio. Euro Umsatz pro Jahr) über eine EDI-Infrastruktur verfügen. Doch mittlere und kleine Unternehmen sind häufig nicht EDI-fähig. Das heißt: Mit vielen kleineren Lieferanten oder Kunden werden Bestellungen oder Rechnungen noch per Papier ausgetauscht. Diese Belege erzeugen aber den meisten Aufwand in der Bestell-, und Auftragsabwicklung sowie Buchhaltung. Top-Unternehmen sind in den letzten Jahren dazu übergegangen, genau hier die Prozesskostenschraube anzusetzen. Die Zauberworte sind: Web-EDI-Portale, Scannen plus OCR, digitale Signatur u.v.m. Angeschlossenen Partnern der Kommunikationsplattform CS.Line stehen solche Dienste schon seit Langem zur Verfügung. Der Vorteil: CS.Line ist es egal, woher und in welcher Form die Nachricht oder der Beleg ankommen oder versandt werden sollen. Der Austausch mit dem SAP-System erfolgt über die bestehende IDoc-Anbindung. Da Mercoline die modularen Services wie CS.WebEDI, CS.eSignature, CS.Scan, CS.Print oder CS.Archive betreibt, müssen die Partner keine Investitionen tätigen, und die Kosten für die einzelnen Nutzer sind sehr gering.

Smarte SAP-Add-Ons nutzen

Gleichzeitig nutzen Partner die Plattform für den Ausbau ihrer Geschäftsprozesse, z. B. um Daten mit dem Zoll (ATLAS) oder mit Kurier-, Express- und Paketdienstleistern (KEP) auszutauschen. Mit SAP-integrierten Lösungen können Unternehmen ihre IT-Infrastruktur ohne die Einführung weiterer SAP-externer Komponenten schnell und kostengünstig erweitern. So nutzt z.B. Berentzen (siehe Kasten rechts) heute auch die Mercoline-Lösung M.ATLAS und tauscht seine Zollnachrichten direkt aus dem SAP-System, über die Mercoline-Communications-Plattform, mit dem Zoll aus.

Mit seinen Geschäftspartnern tauscht Berentzen seit den 90-er Jahren Geschäftsdaten elektronisch aus. Hauptsächlich sind es Bestelldaten (ORDERS), Lieferavise (DESADV) oder Rechnungen (INVOIC) mit den Handelskunden, aber auch Nachrichten wie Lieferauftrag (IFTMIN) oder die Güterumschlag-Meldung (HANMOV) mit Logistikdienstleistern. Dafür betrieb Berentzen bis vor Kurzem noch einen eigenen EDI-Konverter. In den letzten Jahren ist die Anzahl und Komplexität der Geschäftspartneranbindungen stetig gestiegen und es wurde immer absehbarer, dass der in die Jahre gekommene Konverter den zukünftigen Anforderungen nicht mehr genügen wird. Gleichzeitig erhöhten sich die Kosten für Wartung, Anpassungen und Schulungen. Die Verantwortlichen von Berentzen entschlossen sich Ende 2008, einen neuen Konverter anzuschaffen. Parallel wurden Angebote von mehreren EDI-Dienstleistern eingeholt. „Die Entscheidung war am Ende recht klar: Mercoline hatte mit CS.Line das ausgereifteste und zugleich kostengünstigste EDI-Übernahmeangebot. Für uns als SAP-Anwendungshaus war es gleichfalls wichtig, dass Mercoline als zertifizierter SAP-Partner die passende Kompetenz bei der Integration in unsere Prozesse besitzt“, erklärt Wilhelm Heyen, Leiter ERP-Anwendungen und Entwicklungen bei Berentzen. Die Umsetzung vom Berentzen-Inhouse-System auf die Kommunikationsplattform CS.Line von Mercoline konnte innerhalb von nur zwei Monaten nahezu abgeschlossen werden. Im Rahmen eines abgestimmten Vorgehensmodells wurde das SAP-System von Berentzen über IDoc-Templates an die Mercoline-Systeme angeschlossen. Gleichzeitig erfolgte die Einrichtung der Berentzen-Geschäftspartner mit über 30 unterschiedlichen Geschäftspartnerprofilen. Nach erfolgreichem Übernahmeprojekt war Berentzen in der Lage, seine alten Systeme fristgerecht abzuschalten. Mit der Umstellung auf die Kommunikationsplattform CS.Line nutzt Berentzen verstärkt kostengünstigere Kommunikationswege, wie z.B. AS2. Gleichzeitig wächst die Flexibilität und Geschwindigkeit bei der Anbindung neuer Partner und der Umsetzung bisher noch nicht realisierter Nachrichtenformate. Wilhelm Heyen erklärt: „Langfristige Kostenreduzierung versprechen ja viele Dienstleister. Bei Mercoline sind die Kosten für Partnerprofile und Betrieb tatsächlich transparent und halten sich in vernünftigen Grenzen. So können wir von Anfang an verlässlich mit den Kosteneinsparungen kalkulieren.“