Allein es lohnt der prüfende Blick

Lizenzanalyse und Konsolidierung senken die Kosten der IT-Infrastruktur

Wer Software von SAP einsetzt, sollte sich eines von Anfang an bewusst machen: Jede zusätzliche SAP-Funktionalität kostet bares Geld, zuerst beim Einkauf der Lizenzen, später dann bei den Wartungsgebühren. So weit, so gut, aber damit öffnet sich erst der Lizenzdschungel. Von Ralph Treitz, Vorstand VMS, Heidelberg

Unternehmen sollten sich genau überlegen, welche SAP-Funktionen welche Mitarbeiter tatsächlich benötigen. Muss es wirklich die teure Professional-User-Lizenz für den Vorstandsvorsitzenden sein, obwohl der nur zweimal im Monat das SAP-System konsultiert? Mit dem Erstkauf ist das Thema aber nicht erledigt. Schließlich ist das IT-Business sehr dynamisch und die Rahmenbedingungen in den Unternehmen ändern sich kontinuierlich: Firmen spalten Unternehmensteile ab oder kaufen neue hinzu. Aus vertragsrechtlicher Sicht müssen SAP-Kunden darauf achten, dass beim Verkauf von Unternehmensteilen keine unnötigen Lizenzen zurückbleiben oder beim Zukauf zusätzlich übernommen werden. Steht der Nachkauf von Lizenzen oder Funktionalitäten an, lohnt sich vorab ein prüfender Blick auf das vorhandene Lizenzportfolio: Werden alle vorhandenen Lizenzen sinnvoll eingesetzt oder lässt sich durch eine Umstrukturierung der Neubedarf ganz oder teilweise abdecken und so ein teurer Nachkauf vermeiden?
Gerade in Umbruchzeiten, in denen SAP zum Beispiel das neue „Enterprise Service“-Modell verankern will, sind die Gelegenheiten günstig, mit der SAP an einer Umgestaltung und Optimierung der Lizenzverträge zu arbeiten. Finanziell lohnt sich das für Unternehmen aller Größen, jedoch aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Während in Großunternehmen die Lizenzen und Wartungsgebühren rund 8 bis 12 Prozent der Gesamtkosten für den SAP-Betrieb ausmachen, liegt der Anteil bei Klein- und Mittelbetrieben bei 35 bis 45 Prozent. Typische Vertragsgrößen bei Konzernen eröffnen Einsparpotenziale in Höhe von mehreren Millionen Euro. Bei kleineren Unternehmen sollte dagegen alleine die Tatsache motivieren, dass die Wartungskosten der größte Einzelposten im SAP-Etat sind. In der Praxis werden die Möglichkeiten, sich günstig mit SAP-Lizenzen zu versorgen, aber selten genutzt. Aus Sicht des Einkaufs herrscht oft die Einstellung vor, dass die SAP-Preisliste alles definiert, was es zum Kauf der Lizenzen zu sagen gibt. Dies ist schlicht falsch. Zum einen ist das SAP-Lizenzsystem extrem komplex. Allein das userbezogene Preismodell umfasst sechs unterschiedliche Varianten. Die Kombination der verschiedenen Modelle lässt viele Varianten zu. Vorausgesetzt, ein IT-Verantwortlicher erkennt die Möglichkeiten auch. Zum anderen sind zahlreiche Definitionen der Preislisten nicht juristisch hart gefasst. Sie lassen im konkreten Fall Interpretationsspielraum zu, der ebenfalls genutzt werden kann.
Ein weiterer Punkt, der bei der Lizenzgestaltung zur Kostenfalle werden kann, ist zum Beispiel die SAP-Handhabung, die gekauften SAP-Funktionalitäten nicht trennscharf auszuliefern, sondern die Nutzung später zu vermessen und zu berechnen. Auch die Schnittstellen-Bepreisung entwickelt sich gerne zum Kostenfresser. Und last but not least „verführt“ die Rabatt-Staffelung manchen zum Kauf von mehr Lizenzen. Im Ergebnis wird oft zu früh gekauft, was nicht nur Zinsverluste mit sich bringt. Denn da ab dem Kauf auch Wartung zu zahlen ist, kostet erst später benötigte Software Jahr für Jahr zwischen 17 und 22 Prozent Wartung. Eine realistische Planung des eigenen Bedarfs tut also not. Das Einschalten eines Lizenzberaters lohnt sich fast immer, zumal die Profis der Zunft ihre Leistungen in der Regel vollständig erfolgsabhängig anbieten.

www.vms.net