Allevo-Applikation

Im Interview: Eckhard Moos, Vorstand Kern AG, über Allevo

Die Verschmelzung von SAP und Excel fruchtet bestens in der SAP-Community. Controller werden auch in Zukunft auf beide Angebote setzen. Und Allevo, die Kern-Applikation, ist das Bindeglied.

E-3: Warum braucht ein Controller und Kostenplaner neben NetWeaver BW, BusinessObjects und den SAP-Modulen noch eine mit ABAP optimierte Excel-Applikation wie Allevo?

Eckhard Moos: Die weit verbreitete Meinung, BI-Instrumente wie SAP Business Warehouse oder BusinessObjects genügten der Planung, beruht auf einem doppelten Irrtum. Erstens: Die Annahme, dass eine grobe Planung z. B. ohne Angaben zur Kostenart ausreichend Schärfe, Aussagekraft und damit Orientierung für die Steuerung des Unternehmens bringt, erweist sich oftmals als voreilig. Zweitens: Wir bekommen immer wieder das Argument zu hören, man könne zunächst „oben“ in dem BI-System abstrakt planen. Später könne man diese generellen Zahlen nach „unten“ ins Enterprise-System und damit in die konkrete Verantwortung bringen. Diese Planungspraxis erweist sich jedoch letztendlich oftmals als schwer realisierbar oder extrem teuer.

E-3: Was bringt Allevo für Firmen?

Moos: Mithilfe von Allevo können Unternehmen sehr viel Zeit und Arbeit sparen und genauer planen. Unsere Kunden berichten von drei wesentlichen Vorteilen: Die Planung kann Monate später beginnen, mit dem Effekt, dass die Planer sich an weitaus besseren Referenzdaten orientieren. Die Planer stellen ihre Zahlen hochwertiger und in deutlich kürzerer Zeit zusammen. Durch die vollständige SAP-Integration aller Daten kann der Controller die Zahlen jederzeit sehen, analysieren und folglich die Planung aktiv steuern. Allevo erweist sich als innovative Lösung, weil sie bekannte Ressourcen (SAP und Excel) optimal kombiniert und alle Beteiligten zufriedenstellt. Das bringt eine hohe Akzeptanz und messbare Gewinne, die den Einführungsaufwand bald übertreffen.

E-3: Wie funktioniert Allevo?

Moos: Mit Allevo lassen sich Kostenstellen, Aufträge sowie PSP-Elemente direkt im SAP-System auf einem einzigen Excel-Blatt abbilden. Vorteile sind intelligente Planungsprozesse sowie eine höhere Planungsqualität. Die Architektur von Allevo basiert auf zwei Komponenten: SAP mit ABAP einerseits und eine Excel-Datei mit VBA andererseits. Das ABAP-Programm wird per Transportauftrag in das SAP-System des Kunden eingespielt. Da Allevo in einem eigenen SAP-Namensraum liegt (/KERN/), ist diese Konstruktion völlig sicher. Das Excel-VBA ist ein Bestandteil der Excel-Datei, die der Kunde als Vorlage erhält und anschließend unter Einsatz aller Excel-Funktionen seinen Anforderungen anpasst. Allevo wird per SAP-Transportauftrag innerhalb von Minuten in das SAP-System importiert und erfordert dort nur minimale Ergänzungen im Basis-Customizing. Dieser Prozess dauert ein bis zwei Stunden. Nach zwei weiteren Stunden der Vorbereitung durch den Controller ist Allevo für jeden Mitarbeiter verfügbar, der SAP nutzt und Excel installiert hat. Es gibt weder einen technischen Rollout, noch muss zusätzliche Soft- oder Hardware beschaffen oder eingerichtet werden.

E-3: Könnte man die fehlenden Planungsfunktionen im SAP-System nachbilden, also mit ABAP programmieren und Excel umgehen?

Moos: Auf der „letzten Meile“ vom Anwender zu den Inhalten ist Excel ein überaus leistungsfähiges, gereiftes, nach unserer Auffassung unschlagbares Produkt. Excel besticht mit den reichen Möglichkeiten seiner Formeln, Formate, Gültigkeiten etc. – enttäuscht jedoch bei der Verwaltung und Verarbeitung dieser Daten. Die sichere Verwaltung, systematische Verarbeitung und Integration von Daten sowie Inhalten zu effizienten Geschäftsprozessen ist zweifellos die Domäne und der Erfolgsfaktor von SAP. Auf der letzten Meile zum Anwender oder Manager ist SAP jedoch oftmals unbefriedigend. Natürlich ist „irgendwie nichts unmöglich“. Man könnte z. B. Excel ausbauen oder SAP hübsch machen. Aber nicht alles Machbare ist fachlich und ökonomisch sinnvoll. Insbesondere dann nicht, wenn es eine bereits verfügbare sowie preisgünstige Lösung gibt: die Verschmelzung von SAP und Excel.

E-3: Wie sicher sind Allevo und Excel in der SAP-Welt?

Moos: Als SAP-Add-In gliedert sich Allevo in alle SAP-seitigen Strukturvorgaben wie Berechtigungen, Kostenrechnungsmodell, Stammdaten, Versions- und Vorgangssperre ein. Deshalb können nur Kostenarten, Leistungsarten, Kennzahlen etc. gebucht werden, die tatsächlich im SAP-System existieren. Alles andere wird von SAP selbst rigoros abgewiesen. Auch Allevo kann die Excel-Oberfläche nicht vor kriminellen Machenschaften schützen. Den wahren Schutz garantieren nicht die diversen Excel-Sicherheitsmechanismen, sondern der schlanke Allevo-Prozess. Es gibt nicht mehr die Unmengen von Excel-Dateien, die anfällig sind gegen gewollte oder ungewollte Manipulationen – denn es gibt nur noch eine Erfassungsoberfläche, den Master. Der zentrale Controller bearbeitet ihn und garantiert für die Inhalte, die Sicherheit und den Nutzen der Lösung.

E-3: In welchen Bereichen und Anwendungen brauchen SAP-Bestandskunden die Hilfe von Excel und Allevo?

Moos: Unsere Kunden steigern dort ihre Produktivität, wo sie ihre bisherige Excel-Offline-Landschaft in die SAP-Welt integrieren können. Bislang bieten wir unsere Lösung für die Planung von Kostenstellen, Aufträgen, Projekten und Profit-Centern sowie für die Planung der Ergebnisrechnung (CO-PA) an. Wir übernehmen Personalplanungen aus SAP HR oder anderen Personalinformations- und Abrechnungsystemen. Im kommenden Jahr wird man Allevo auch für die Cashflow-Planung, in der Bilanzplanung und für das Reporting einsetzen können. Weitere Entwicklungen werden folgen.

E-3: Welche Voraussetzungen muss ein SAP-Bestandskunde erfüllen, um Al-levo zu nutzen?

Moos: Die Existenz eines beliebigen SAP-Systems ab Release 4.6c aufwärts; Excel ab Version 2000 aufwärts und SAP-User für die Anwender. Unternehmen können leicht testen, ob diese Voraussetzungen vorliegen, indem sie kurzerhand einen SAP-Standardbericht (z. B. Kostenstellen: Ist-Plan-Abweichung) starten.
E-3: Ist ein Allevo-Nutzer auch ein lizenzpflichtiger SAP-User im Sinne der indirekten Nutzung?

Moos: Mit Allevo treten wir dafür an und stehen dafür ein, dass die Planung direkt im SAP-System vorgenommen wird. Die Verschmelzung von Excel mit SAP bringt den größten Gewinn, weil dann zu jedem Zeitpunkt sämtliche Informationen im SAP gebucht sind und mit SAP-Standardberichten verfolgt werden können. Mit diesem Nutzenargument plädieren wir entschieden für die direkte Arbeit in SAP. Und wenn Personen planen sollen, die keinen SAP-User besitzen? Dann empfehlen wir den Kauf eines ECS-Users (früher Info-User), für den maximalen Mehrwert beim Kunden.

E-3: Aufgrund der hohen und zahlreichen Engine-Preise bei NetWeaver, den teuren BusinessObjects-Lizenzen und der Erhöhung der Wartungsgebühren auf 22 Prozent ist die Stimmung momentan gegen SAP. Profitieren Sie davon mit Ihren Alternativangeboten?

Moos: Allevo funktioniert nur dann, wenn der Kunde das SAP-System nutzt. Insofern gewinnen oder verlieren wir nichts durch die Wartungspolitik der SAP. An der BusinessObjects- oder BI-Front sieht das anders aus: Sobald es um die Planung von Daten zum internen und externen Rechnungswesen geht, gewinnen wir jeden nüchternen Nutzen-Kosten-Vergleich.

E-3: Es gibt zahlreiche SAP-kompatible Planungswerkzeuge auf dem Markt, wie unterscheidet sich Allevo davon?

Moos: Planungswerkzeuge kennzeichnen sich durch eigene Datenbanken, eigene Verrechnungen, eigene Buchungen. Es muss also einen Unterschied geben zwischen SAP und den fremden Planungswerkzeugen, weil diese Tools auch an andere ERP-Systeme andocken. Kompatibel heißt, dass diese Tool-Merkmale jenen SAP-Merkmalen zugeordnet werden. Bei Allevo ist das fundamental anders: Allevo hat keine eigenen Merkmale – es gibt nur SAP und sonst nichts. Allevo und SAP sind identisch. Die Identität wirkt umfassend. Kosten- und Leistungsarten, Kennzahlen, Liquiditätszahlen etc. werden ausschließlich von SAP selbst und direkt gebucht. Allevo funktioniert ausschließlich in und mit SAP.

E-3: Wie erfolgt eine typische Implementierung? Wie viel Manntage brauchen Sie beim SAP-Bestandskunden?

Moos: Damit die Arbeit losgehen kann, spielt die SAP-Basis einen Transportauftrag ein und nimmt Zuordnungen vor. Anschließend setzt der Controller gemeinsam mit uns einige Festwerte, aktiviert ein Excel-Template, den sogenannten Master, und schon steht Allevo bereit. Mit dem Transportauftrag erhält der Kunde einen vorbereiteten Master, mit dem er planen kann. Dieser Master, das ist eine normale Excel-Datei, angereichert mit VBA-Code, ist der Dreh- und Angelpunkt, denn hier integriert der Kunde seine Business-Logik. Die Business-Logik ist selbstverständlich nicht „einfach so da“, sondern sie muss erschlossen werden. Das ist Thema der Projektarbeit, die der Kunde gemeinsam mit uns durchführt. Allevo steht nach ein bis zwei Stunden SAP-Basisarbeit bereit für die Projektarbeit. An der Projektarbeit sind wir zwischen drei und zwanzig Tagen beteiligt, wobei der Durchschnitt bei zehn Beratungstagen liegt.

E-3: Danke für das Gespräch.

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