Warehouse Management

Snap Consulting: SAP-Einführung bei Herba Chemosan Apotheker-AG

Der Umstieg bietet neben effizienter Erweiterbarkeit auch hohe Wartungssicherheit. Bei der Einbindung der bestehenden Lagerverwaltung durch das dezentrale Warehouse Management Szenario und die Integration von Fremdschnittstellen wurde großer Wert auf höchste Systemperformance gelegt.

Der in Österreich führende Pharmagroßhändler Herba Chemosan Apotheker AG verfügt über ein dichtes und dynamisches Logistiknetzwerk, das täglich über 1000 Apotheken, Ärzte und Krankenanstalten mit Arzneimittel und Gesundheitsprodukten beliefert. Nahezu jedes zweite Medikament, das in einer österreichischen Apotheke abgegeben wird, stammt aus einem der Herba-Chemosan-Logistikzentren. Mit einem Marktanteil von 48% ist der gleichzeitige Pharmadienstleister auch Branchenführer in der Pharmadistribution.

Ausgangslage

Die moderne Pharmalogistik ist eine Branche, die sich höchsten Qualitätsstandards verschrieben hat. Wachsende Anforderungen an Lieferzeiten, Lieferfähigkeit und Qualitätskontrolle fordern schnelle Betriebsabläufe und optimierte Arbeitsprozesse. Für eine reibungslose Logistik ist eine leistungsfähige EDV-Landschaft zur optimalen Steuerung von Informations- und Warenflüssen notwendig. Bislang verwendete Herba Chemosan eine Individualsoftwareentwicklung am Host-Mainframe für die Lagerverwaltung und sämtliche ERP-Funktionalitäten. Die Motivation für den Umstieg auf SAP lag in der Harmonisierung der Prozessabläufe durch einheitliche Business Standards. So können der Schnittstellenaufwand minimiert und die Prozesssteuerung und Prozesswartung ausgebaut werden. Im Rahmen der SAP-Einführung übernahm das Team der Snap Consulting gemeinsam mit der Herba Chemosan IT sämtliche Entwicklungstätigkeiten, Einrichtung und Konfiguration der Middleware, Konzeption der Schnittstellen sowie die Implementierung aller kritischen Anwendungen. Der ambitionierte Zeitplan für die Umsetzung konnte nur durch die enge Zusammenarbeit interner und externer Spezialisten eingehalten werden. Im Zuge des Projekts wurden sämtliche ERP-Prozesse in die SAP-Landschaft migriert und durch dementsprechende Komponenten ersetzt. Lediglich das Warehouse Management und die Bestandsführung verblieben am Legacy-Host, um die spezifischen Anforderungen an die Lagerverwaltung weiter optimal abzubilden. Wichtiger Bestandteil des Projekts war daher die Anbindung des Host-Systems an das ERP-System in Form eines dezentralen Warehouse Management-Szenarios. Mithilfe der Exchange Infrastructure (SAP XI/PI) gelang es zudem, eine zentrale Middleware zur Anbindung aller Fremdsysteme bereitzustellen. Entwicklungsstart war im Januar 2008 und der Go-Live-Termin im Januar 2009.

Prozessneugestaltung

Die zentrale Herausforderung bei der Überführung der ERP-Prozesse ins SAP-System bestand in der Anpassung des Standards an spezifische Funktionalitätsanforderungen. Zu den Highlights der von Snap Consulting realisierten Erweiterungen gehören die Umsetzung einer Auftragsschnellerfassung samt performanceoptimierter Artikelsuche (über 200.000 Artikel), eine Rufverwaltung für den telefonischen Verkauf, das Artikelcockpit für die erweiterte Materialstammpflege sowie eine Schnittstelle für die Übernahme von Massenauftragsdaten im Arge-Branchenformat (rund 1200 Aufträge pro Stunde mit jeweils 40.000 Positionen).

Auftragsschnellerfassung und Artikelsuche

Um die Bestellungen besonders schnell erfassen zu können, musste die SAP-Standard-Auftragserfassung nach dem Vorbild der bisherigen Applikation ausgebaut werden (Vorgabe: ohne Modifikation). Zum einen wurde die Anzeige der relevanten Felder auf einem Schirm optimiert und die Maske aus Usability-Gründen auf die Bedienung ohne Maus ausgerichtet. Zum anderen wurde die Artikelsuche um verschiedenste Sucharten und Suchmethoden erweitert, um bei der Volltextsuche über den enormen Materialstamm Performanceeinbußen zu verhindern. Die erweiterte Suche bietet nun die Möglichkeit, sämtliche Artikelparameter zu durchsuchen oder sich gezielt Artikel mit gleichen Wirkstoffen anzeigen zu lassen. Einen Sonderfall der Auftragserfassung stellt die Kundeneinzelbestellung dar. Dabei erfasst der Telefonverkauf eine Auftragsposition mit Artikeln, bei denen nicht klar ist, von wem und zu welchen Konditionen sie beschafft werden können. In diesem Fall wird automatisch ein Workflow gestartet, der ein Workitem an den Einkauf liefert, um Lieferant, Preis usw. herauszufinden und zu erfassen. Die ermittelten Daten werden dann in Work-
item und Auftrag aktualisiert und  der Telefonverkauf umgehend informiert (Ruflistenevent).

Rufliste für den Telefonverkauf

Zur Organisation und Planung von Kundenanrufen im Telefonverkauf hat das Team der Snap Consulting eine Real-Time-Ruflisten-Applikation entwickelt. Neben planmäßigen Kundenrufen werden Sonderrufe zu bestimmten Events in Echtzeit eingefügt, etwa bei Lieferengpässen oder verspäteten Lieferungen. Die Anrufe werden priorisiert und über eine dynamische Rufliste von Call-Agents schrittweise abgearbeitet. Das Anlegen und Bearbeiten von Bestellungen erfolgt unter Berücksichtigung von Berechtigung und Zuständigkeit der Sachbearbeiter über die Auftragsschnell-erfassung. Erfolgreich bearbeitete Calls werden automatisch von der Rufliste gestrichen (Anzahl Calls pro Tag: 3000–6000).

Artikelcockpit

Das Artikelcockpit ist die Verwaltungszentrale für Artikelstammdaten: Im Artikelcockpit werden sämtliche Änderungen zum Materialstamm, Infosätzen und Preisen geplant und durchgeführt. Als Medikamenteninfosystem mit Suchfunktion nach Wirkstoffen und Äquivalenzprodukten liefert es Informationen über Artikeldetails und bietet entscheidende Planungsvorteile. Auf Basis des ebenfalls von Snap Consulting entwickelten SAP-GHT TAX-Band-Moduls werden pharmazeutische Stammdatenbestände ins System geladen und mit verschiedensten Datenquellen im Cockpit zusammengeführt.

Massenauftragsübernahme

Über die Massenauftragsschnittstelle werden Auftragsdaten von Apotheken, die elektronische Bestellungen abgeben, mittels Web Service aus dem Arge-Server ins SAP übernommen. Die Herausforderung dieses Interfaces lag im hohen Datenvolumen: Täglich etwa 10.000 - 15.000 Aufträge mit rund 150.000 zu verarbeitenden Positionen, die innerhalb weniger Sekunden synchrone Rückmeldungen erfordern, stellen höchste Ansprüche an die Performanz der Schnittstelle.

Technische Umsetzung

Die Einführung umfasst die Installation und Konfiguration der Komponenten ERP Central Component (ECC 6.0) samt Enhancement Package 3 (EHP3) und Retail. Im Core werden die Module SD, SCM, FI, CO und HR verwendet. Als Feinplanungsinstrument wird die SCM-Komponente

Advanced Planning & Optimization (APO) eingesetzt. Die Software bietet neben umfassender Funktionalität auch die Möglichkeit einer werksübergreifenden Verfügbarkeitsprüfung. Als Data-Warehouse-Anwendung dient das Business Information Warehouse (BW). Weitere Add-ons beinhalten das GHT TAXBand-Modul zum Laden der Artikelstammdaten, den zentralen Geschäftspartner (angepasst mittels Business Data Toolset) sowie diverse Workflows zur Unterstützung abteilungsübergreifender Prozesse. Die mit EHP3 ausgelieferte integrierte Artikelsuche via TREX wurde gezielt erweitert, um den hohen Performance-Anforderungen gerecht zu werden. Zur Anbindung fast aller Fremdsysteme wurde die Exchange Infrastructure (SAP XI/PI) als zentrale Middleware eingesetzt. Mittels XI/PI werden auch die beim Host belassene Lagerverwaltung und Bestandsführung über ein dezentrales Warehouse Management-Szenario ans ERP angebunden.

Ausblick

Trotz des eng gesteckten Zeitplans konnte die Einführung bei Herba Chemosan pünktlich und erfolgreich umgesetzt werden. In Anbetracht der immensen zu berücksichtigenden Datenmengen stellten dabei die Performance-Anforderungen an das System eine zentrale Herausforderung dar. Snap Consulting konnte durch konzeptionelles und technisches Know-how maßgeblich zum Gelingen des Projektes und somit zu einer gelungenen Überführung der Logistikprozesse ins SAP beitragen. „Dank der kompetenten Unterstützung unserer Implementierungspartner konnte die Einführung trotz des engen Zeitplans und der kritischen Performanceanforderungen erfolgreich umgesetzt werden.

Das Team von Snap Consulting hat die gelungene Überführung unserer Logistikprozesse ins SAP durch konzeptionelles und technisches Know-how entscheidend geprägt.“ bekräftigt Stefan Grill von Herba Chemosan.

www.snapconsult.com