Transparenz schafft Kostensteuerung

E-3 Magazin, Juli/August 09, Seite 79 Management

Transparenz schafft Kostensteuerung

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten nehmen viele IT-Anwender die Kosten für die SAP-Nutzung unter die Lupe – und sehen sich mit dem Thema IT-Kosten- und -Leistungsverrechnung konfrontiert. Ein E-3 Interview mit Sandra Beck von der USU AG.

Sandra Beck von der USU AG erläutert im folgenden E-3 Interview die Kernpunkte bei der Einführung und Nutzung einer Verrechnung von SAP-Leistungen.

E-3: Welche Möglichkeiten bietet eine ausgefeilte IT-Leistungsverrechnung, um Kosten beim SAP-Einsatz zu sparen?

Beck: Natürlich geht es für Unternehmen bei der Nutzung einer IT-Leistungsverrechnung darum, Kosten beim SAP-Einsatz zu sparen. Bevor dies aber realisiert werden kann, ist es notwendig, die erbrachten Leistungen der IT darzustellen. Das heißt, es ist auch die Qualität der im Unternehmen offerierten Leistungen detailliert und klar aufzuzeigen. Dadurch wird eine lückenlose Transparenz geschaffen. Ein konkretes Ergebnis durch die transparente Darstellung einer IT-Leistungsverrechnung: Beispielsweise ist so für einen Abteilungsleiter ersichtlich, dass unter Umständen nicht für die gesamte Abteilung, eben für alle Anwender, dieser oder jener SAP-Arbeitsplatz erforderlich ist. Oder: Auf der Basis einer Leistungsverrechnung ist es möglich, internen und externen Kunden die Entscheidung zu überlassen, ob bestimmte Services beziehungsweise SAP-Komponenten genutzt werden oder nicht. Oft steht für Unternehmen bei der Nutzung einer IT-Leistungsverrechnung im Vordergrund, dass man Steuerungsoptionen schafft, um die Kosten zu beeinflussen. 

E-3: Inwieweit sind bei der Einführung einer IT-Leistungsverrechnung  individuelle Belange zu berücksichtigen?

Beck: Es müssen stets die individuellen Begebenheiten berücksichtigt und bewertet werden. Dabei steht einerseits die vorhandene IT im Blick, etwa, welche Leistungen erbracht werden und welche Ressourcen dazu notwendig sind – eine eher technische Bestandsaufnahme inklusive Berücksichtigung des Personals sowie der existierenden Skills. Andererseits stellen sich für die IT Fragen, etwa: Was wollen wir denn tatsächlich für diese Leistung berechnen oder einfordern? Welche Bepreisung führen wir durch? Zudem: Verrechnen wir nur die Kosten oder ist es opportun, bestimmte Technologien über die Bepreisung zu fördern oder auch nicht? Insofern spielen bei einer IT-Leistungsverrechnung mehrere Aspekte eine Rolle, und: In aller Regel werden über die Bepreisung gewisse politische Ziele umgesetzt.

E-3: Schlagen Sie auch Preise vor?

Beck: Eines machen wir auf keinen Fall: Einen bestimmten Preis für einen PC-Arbeitsplatz mit SAP-Nutzung vorzugeben. Wir gehen nach einer entwickelten Methodik vor, die wir auch in Workshops vorstellen. Hier werden Produktbausteine eines SAP-Arbeitsplatzes dargestellt sowie mögliche Anpassungen mit dem Kunden erarbeitet. Dabei werden spezifische Aspekte der IT-Landschaft einbezogen. Auf dieser Grundlage wird dann ein Arbeitsplatz definiert, eine Art Paket. Schließlich stellen wir eine Logik zur Verfügung, wie sich das Paket oder die einzelnen Produktbausteine kostenmäßig kalkulieren lassen. So entsteht die Bepreisung für einen  individuellen SAP-Arbeitsplatz. Ob dieser marktüblich ist oder nicht, dazu können wir natürlich Hinweise auf Anfrage geben. Auch Empfehlungen darüber, wie man es schafft, ihn günstiger oder auch teurer zu gestalten.  

E-3: Dann gibt es eigentlich den einen SAP-Standardarbeitsplatz nicht …

Beck: In der Praxis wird man praktisch nie den gleichen SAP-Arbeitsplatz oder den einen PC-Standardarbeitsplatz vorfinden. Zwar wird im Rahmen von Benchmarkings davon gesprochen, IT-Services gleich zu behandeln. Fakt ist aber, dass jede IT Komponenten und Leistungen implementiert, die zum Wertschöpfungsprozess des eigenen Unternehmens beitragen und die Geschäftsprozesse maßgeschneidert unterstützen.

E-3: Unterschiede zum Beispiel zwischen Poweruser und Normaluser sowie welche SAP-Module oder -Lösungen zum Einsatz kommen werden aber schon gemacht?

Beck: Unsere Methodik ist nicht nur auf SAP-Arbeitsplätze anwendbar, sondern generell für die IT-Servicemodellierung nutzbar. Und sie berücksichtigt unterschiedliche Qualitätsstufen. Etwa die Berücksichtigung von Poweruser oder Standardanwender. Im Prinzip gibt es eine Modulbox, die Bausteine enthält. Entsprechend den Anforderungen findet dann eine individuelle Ausprägung statt – ein IT-Service. Dabei unterstützen wir die Unternehmen selbstverständlich.

E-3: Welche Doings stehen bei der Einführung einer bedarfsgerechten IT-      Leistungsverrechnung im Vordergrund?

Beck: Wichtig ist, eingangs die Konzeption des Abrechnungsmodells zu diskutieren und festzulegen sowie die Ziele einer SAP-Leistungsverrechnung zu definieren: Welche Preisphilosophie ist zielführend? Wird nach internen und externen Kunden unterschieden? Werden einzelne Applikationen unterschiedlich bepreist? Soll ein Gewinn erwirtschaftet werden oder geht es ausschließlich um eine verursachergerechte Kostenverteilung? – Diese und ähnliche Fragen sind im ersten Schritt relevant.

Im zweiten Schritt werden die Leistungen definiert, die von der IT erbracht und tatsächlich verrechnet werden. In diesem Zusammenhang gibt es oft Diskussionsbedarf, ob die von der IT verbrauchten Leistungen auf die einzelnen Services verteilt werden oder ob diese als Overhead-Kosten bei der IT verbleiben. Danach steht an, wie man an die Verbrauchsmengen, an die tatsächlichen Abrechnungsmengen in technischer Hinsicht kommt. Im nächsten Step werden die Informationen mit unserem Schnittstellengenerator in unser Tool, in Valuemation, übernommen und die Zuordnungsmechanismen hergestellt. Wobei eine mehrstufige, flexible Zuordnung möglich ist.    
 
Der letzte Schritt wäre dann die Bepreisung. Anhand der definierten IT-Services wird festgelegt, ob Mindestmengen bepreist werden oder Grundpreise, nach Kundengruppen oder nach Tarifen. Das sind die wesentlichen Kernarbeitsschritte bei der Einführung einer IT-Leistungsverrechnung.

E-3: Was kann, was muss eine IT-Leistungsverrechnungssoftware leisten?

Beck: Sicherlich hat eine IT-Leistungsverrechnung einen hohen Stellenwert. In ersten Gesprächen mit einem Kunden steht aber nicht die Software im Vordergrund, sondern eher eine konzeptionelle Beratung. Themen wie Abrechungsmodelle oder Erstellung des Servicekatalogs werden toolunabhängig mit einem Kunden diskutiert oder besprochen. Unter Umständen findet die Umsetzung sogar mit einer IT-Leistungsverrechnungssoftware eines anderen Anbieters statt.
Natürlich können wir an verschiedenen Punkten die Vorteile unseres Tools sowie relevante Logiken anhand unserer Software aufzeigen. Wir können damit Kunden eine gute Orientierung bieten, wie einfach oder auch wie komplex eine Implementierung vonstatten gehen kann. Und welche flexiblen Möglichkeiten – bis hin zu grafischen Darstellungen – er mit Valuemation nutzen kann.

E-3: Wie passt sich eine IT-Leistungsverrechnungssoftware in die Systeme eines Unternehmens ein?

Beck: Als eine Art Datenpool zwischen der technischen und der kaufmännischen Welt. Das heißt, eine Leistungsverrechnungssoftware befindet sich quasi zwischen Vorsystemen wie etwa Monitoring-Tools, die sämtliche Aktivitäten in technischen Systemen  protokollieren, und einem anderen Datenempfänger, etwa SAP FI oder CO. Dort wird dann unter Umständen eine Kostenträgerrechnung, eine Kostenstellenrechnung oder ein Reporting durchgeführt. Mit anderen Worten: Die Software führt viele Informationen zusammen, verdichtet sie, bereitet die Informationen nach bestimmten Kriterien auf oder fügt Informationen hinzu, um sie dann an ein ERP- oder FI-System zur Verarbeitung weiterzuleiten – falls dies gewünscht wird. Die Detailinformationen stellt jedoch die Leistungsverrechnungssoftware bereit, auch über einen  Webbrowser und mittels Berechtigungen etwa für Endanwender.   

E-3: Stößt die Nutzung einer Leistungsverrechnung in Unternehmen immer auf Gegenliebe? Vor allem Endanwender könnten sich kontrolliert fühlen…

Beck: Die Skepsis, eine Leistungsverrechnung könnte unter Umständen zu einer Arbeitskontrolle eingesetzt werden, ist in Unternehmen latent vorhanden. Unser Ziel ist ganz klar: Informationen zu liefern, damit Aktivitäten effizienter beziehungsweise automatisiert umgesetzt werden können – und über die IT-Nutzungen nachgedacht wird, sie ins Bewusstsein gerufen wird. So zum Beispiel, ob es notwendig ist, für eine Software, die vielleicht nur einmal im Jahr verwendet wird, tatsächlich eine Jahreslizenz vorzuhalten. Oder warum überhaupt eine auf den ersten Blick hohe Pauschale für einen PC-Arbeitsplatz zu entrichten ist, wenn man einen solchen mit dem Preis eines PCs von einem Discounter vergleicht. Mit einer Leistungsverrechnungssoftware wird hier dann transparent, dass hinter den Kosten auch eine Reihe von Leistungen und Qualitätstätigkeiten stecken. Und zwar für alle Anwender in einem Unternehmen.

E-3: Wie sieht das Miteinander von IT-Abteilung und Fachabteilungen bei der Nutzung einer IT-Leistungsverrechnung aus? Gibt es hier für beide Seiten gewisse Spielregeln?

Beck: Fachabteilungen werden bei der Einführung einer IT-Leistungsverrechnung bereits frühzeitig einbezogen. Schließlich hat die IT ein großes Interesse,  Anforderungen sowie Anregungen in einem Konzept zu berücksichtigen. Weil nur so künftige Prozesse optimiert werden können oder sich eine Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die IT realisieren lässt. Vor allem im Sinne eines Dienstleisters.

E-3: Welchen Part übernimmt ein IT-Dienstleister bei der Einführung einer IT-Leistungsverrechnung?

Beck: Wir treten häufig als Vermittler zwischen den Fachbereichen und der IT auf. Wir unterstützen Unternehmen sowohl in konzeptioneller beratender Hinsicht, als auch was die technische Implementierung einer Leistungsverrechnungssoftware betrifft. Ein Kunde auf der anderen Seite ist angehalten, Informationen zu liefern,  Ziele für eine Verrechnung vorzugeben, das Know-how seines Unternehmens zur Verfügung zu stellen sowie die Qualität der Informationen sicherzustellen.

E-3: Wie ist eine Verrechnung von SAP-Leistungen in eine IT-Gesamtleistungsverrechnung zu integrieren?

Beck: In unserer Software besteht die Möglichkeit, eine SAP-Leistungsverrechnung wie jeden anderen Service zu behandeln. Zwar steht in Unternehmen oft eine SAP-Leistungsverrechnung im Mittelpunkt, jedoch nicht immer. Und deshalb legen wir den Fokus nicht ausschließlich auf SAP. Zudem kennen wir uns im Großrechnerumfeld sehr gut aus und besitzen dort umfangreiche Erfahrungen. Dadurch können wir Informationen aus ganz unterschiedlichen Vorsystemen in unserer Software nutzen, um eine IT-Gesamtleistungsverrechnung einführen und betreiben zu können.

In der Praxis wird jedoch mit ausgewählten Services begonnen, auch um die Komplexität einzugrenzen. Sukzessive werden dann weitere Services aufgenommen oder es finden Anpassungen statt. Zum Beispiel wenn es darum geht, eine verursachergerechte Leistungsverrechnung anstelle einer pauschalen zu verwenden.

E-3: Wie lange dauert die Einführung einer Leistungsverrechnung im Schnitt?

Beck: Das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Gibt es klare Strukturen und bereits in der einen oder anderen Form eine Leistungsverrechnung, dann ist der Aufwand sehr überschaubar. Das heißt, dass im Durchschnitt in 30 bis 40 Tagen eine Leistungsverrechnung zum Einsatz kommen kann. Will ein Kunde eine Leistungsverrechnung dazu nutzen, um die Konzeption zu überprüfen oder um IT-Services neu aufzusetzen, dann sind die Aufwendungen größer.

E-3: Wer kommt auf Sie in Sachen Verrechnung von SAP-Leistungen zu? Stets die IT?

Beck: Beim Gros der Anfragen handelt es sich um IT-Verantwortliche oder um Mitarbeiter der IT, die für das Thema Leistungsverrechnung zuständig sind. Wir stellen aber fest, dass das Controlling eines Unternehmens immer öfter uns kontaktiert. Unabhängig davon allerdings, ob die IT oder sich das Unternehmenscontrolling mit dem Thema federführend beschäftigt – für Unternehmen ist es evident zu wissen, wo und wofür genau IT-Investitionen eingesetzt werden, um eine Kostenkont-rolle und Kostennachvollziehbarkeit
sicherzustellen. Und hier hilft eben eine  Leistungsverrechnung weiter und baut Brücken.

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