Wer kombiniert, gewinnt

E-3 Magazin, Juli/August 09, Seite 62 Coverstory

Wer kombiniert, gewinnt

Enterprise Content Management (ECM) beschäftigt sich mit der Welt der unstrukturierten Informationen. SAP-Kunden, die ihre Geschäftsprozesse unternehmensweit mit Hilfe der IT abbilden wollen, müssen ECM mit ihren ERP-Lösungen kombinieren.

Quantität ist nicht alles. Das Volumen der unstrukturierten Inhalte in Unternehmen ist ohne Zweifel ungleich größer als das der strukturierten – das Verhältnis liegt ungefähr bei 9 zu 1. Interessant dabei ist jedoch, dass dieses Verhältnis im Zeitverlauf konstant bleibt, weil beide Inhaltsarten exponentiell wachsen. Der Grund hierfür liegt darin, dass ein bedeutender Teil der wertschöpfenden Geschäftsprozesse heute und in Zukunft von transaktionsorientierten Geschäftsanwendungen à la SAP dominiert wird.

Einkauf, Service, Vertrieb, Rechts- und Personalabteilungen sind klassische Prozesse, in denen die transaktionsorientierten ERP-Systeme zwar weiterhin führend sind, der eigentliche Wertschöpfungsbeitrag in diesen Prozessen jedoch in unstrukturierten Informationen abgebildet wird. Beispiele sind Vertragsdokumente, Kundenkorrespondenz per E-Mail, Weiterbildungsnachweise in Personalakten, Dokumentationen von Wartungsaufträgen oder Blogeinträge von Produktentwicklern, die für Innovation oder auch spätere Haftungsfälle relevant sein können.

All diesen prozessbegleitenden Content-Arten gemein ist die Tatsache, dass sie von verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Applikationen erstellt und verwendet und meist in verschiedenen Systemen und Archiven – häufig außerhalb der ERP-Landschaft – aufbewahrt werden. Was immer öfter für ERP-Systeme zutrifft, gilt für die Integration der ECM-Lösungen erst recht: Orientierungspunkt ist nicht die Ursprungsapplikation, das Archiv oder die Akte, sondern der jeweilige Geschäftsprozess.

Konsistent und senkt Kosten

Während ERP heute in den meisten Unternehmen als durchgängige unternehmensweite Plattform realisiert ist, herrschen bei ECM immer noch Insellösungen vor, die jeweils spezifische Aufgaben erledigen. Das Ziel, Content parallel zu strukturierten Daten entlang der Prozesse zu managen, bleibt daher so lange Vision, wie die Einzellösungen nicht durch eine durchgängige und kostengünstige ECM-Infrastruktur ersetzt werden. Mit seiner umfassenden ECM-Suite speziell für SAP-Anwender bietet Open Text eine vollständige Content-Management-Plattform, welche die Voraussetzung für die Kopplung von ERP und ECM schafft, und zwar unternehmensweit. Das ist nicht nur für Großunternehmen interessant, sondern gerade auch für Mittelständler, die in Sachen Content Management ganz ähnliche Anforderungen haben. Besonderer Vorteil der ECM-Suite von Open Text: Sie wächst modular mit den Kundenanforderungen mit, ohne zeitraubende und kostentreibende Integrationsprojekte zu erfordern.

„content-enriched“ Geschäftsprozesse

Um Content Management unternehmensweit mit den transaktionsorientierten ERP-Prozessen verschränken zu können, stellt Open Text seine ECM-Funktionalitäten applikations- und systemunabhängig als unternehmensweite Services bereit. ERP- und ECM-Hersteller vereinbaren dazu gemeinsame Standards. Dies schafft nicht nur Integrationsmöglichkeiten im Backend, sondern auch im Frontend. So unterstützt Open Text unter anderem alle SAP-Oberflächen. Was auch immer die bevorzugte Applikationsumgebung und Benutzeroberfläche des jeweiligen Anwenders ist – durch ECM-Services können Daten und Dokumente aus beiden Welten kontextabhängig in einem „content-enriched“ Geschäftsprozess nicht nur gefunden, sondern auch aktiv bearbeitet werden.

Wie effektiv eine solche Infrastruktur für „Content-enriched“ Prozesse ist, lässt sich anhand von zwei der größten Herausforderungen ablesen, denen Unternehmen heute gegenüber stehen: die Erfüllung einer ständig wachsenden Zahl von Regularien und der Bedarf an signifikanten Produktivitätszuwächsen.

Diskutieren zum Beispiel auf verschiedene Standorte verteilte Entwickler zeit- und kostensparend mit Hilfe von Collaborations-Tools über Tests und Test-ergebnisse auf dem Weg zur Produktzulassung, so müssen diese Beiträge aus Produkthaftungsgründen klassifiziert, revisionssicher abgelegt, für die spätere Suche verschlagwortet und mit gesetzeskonformen Aufbewahrungsfristen und -regeln belegt werden. All das muss natürlich automatisch und im Kontext der führenden Geschäftsanwendungen, wie zum Beispiel einer Lösung für Product Lifecycle Management, geschehen.

Ein Beispiel für Effizienzgewinn sind Self-Service-Prozesse, bei denen Kunden, Partner oder Lieferanten über Webbrowser einen Zugang zu ihrer „Akte“ mit Daten und Dokumenten wie Briefen, Rechnungen oder Auftragsnummern erhalten. Auch interne Mitarbeiter in Service und Vertrieb können darauf zugreifen und dadurch Rückfragen kompetent und verbindlich zum Beispiel über einen Online-Support-Chat beantworten.