Reinigen mit Archiv

E-3 Magazin, Dez 08/Jan 09, Seite 14, Szene

Bundesamt Führungsunterstützungsbasis: Datenübernahme aus alten Systemen

Das FUB liefert dem Armeechef und seinem Stab die nötigen Grundlagen für eine aktuelle Lagebeurteilung. Die genutzten EDV-Lösungen wurden 2007 vereinheitlicht zentral angeboten. Die neue Lösung ist SAP-versionsunabhängig und der Zugriff auf alle Daten konnte vereinheitlicht werden.

Im Zuge des Projekts „KLR NRM V“, Vereinheitlichung von Buchhaltungssystemen und den zughörigen ERP-Altsystemen, sollten die Altsysteme aufgegeben werden. Ein weiteres Großprojekt Logistik@V hat das Ziel, die in jeder Waffengattung historisch gewachsenen Logistik-und ERP-Systeme zu vereinheitlichen. Gleichzeitig sollten für die Betriebssysteme und die Systemarchitektur zeitgemäße und zukunftssichere Lösungen gewählt werden. So ersetzte man beim Projekt AIX die bisherige Unix-True64-Architektur. Auch nach der Umstellung sollten alle Daten der einzelnen Bereiche noch vollständig zugreifbar sein, ohne die Altsysteme dafür zu benötigen. Dies war eine zentrale Forderung. Eine Archivlösung, die alle Daten unverändert übernahm und danach unter einer einheitlichen Oberfläche wieder bereitstellt, war gefordert. Zusätzlich musste die Datenmigration mit den vorhandenen IT-Systemen und -Architekturen möglich sein. Schließlich sollten die Daten mit der Umstellung auch konsolidiert und nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden.

Entscheidung für JIVS

Die Führungsunterstützungsbasis (FUB) evaluierte zwei mögliche Archivsysteme: Ixos und JIVS. JIVS („Java Intranet Viewing System") hatte mehrere Vorteile, so dass sie dieses Archivsystem auswählte. Martin Rieder, Leiter Competence Center SAP VBS: „JIVS hatte drei entscheidende Merkmale: Wir konnten die Systemumgebung vereinheitlichen, das digitale Archiv umfasst 100 Prozent der Daten, und wir können jederzeit neue Views und Auswertungen ergänzen.“ Ixos hätte demgegenüber nicht alle Daten übernommen und wäre auch nicht zu erweitern gewesen. Ixos ist weiterhin an SAP-Releasewechsel gekoppelt, während JIVS völlig unabhängig von SAP-Versionen ist. Die Entscheidung hatte nicht nur Auswirkungen auf das aktuelle Projekt. Das gewählte Archivsystem wird in den nächsten Jahren auch als Grundlage dafür verwendet, weitere Daten von Altsystemen vor deren Abschaltung aufzunehmen. Im ersten Schritt ist geplant, dies auch für die Finanzverwaltung der einzelnen Waffengattungen durchzuführen. Bis 2011 sollen darüber hinaus die Daten aus drei weiteren Altsystemen übernommen werden. Die FUB kannte die Data Migration AG, deren Eigenentwicklung JIVS ist, bereits aus früheren Projekten.

Die Umsetzung begann im Frühjahr 2007. In Workshops definierten die einzelnen Verwaltungseinheiten ihre Anforderungen an die künftigen Auswertungen der archivierten Daten. Das Data-Migration-Team überarbeitete und konsolidierte diese „Views“. Archivzugriffe und Auswertungen, die man sich mehrfach und nahezu identisch in verschiedenen Transaktionen gewünscht hatte, wurden zusammengefasst. Alle Daten, die in den neun Jahren bis zum Projektbeginn angefallen sind, wurden in das Archiv übernommen. Den Anfang machten im Juli 2007 das ERP-System der FUB als Pilotprojekt. Die Daten der anderen Abteilungen folgten schrittweise. Das Archiv wuchs dabei auf etwa 1,5 Terabyte an. Dies verteilt sich auf einzelne Datenbanken mit Größen zwischen 7800 Gigabyte und 78.000 Megabyte. Die größte Tabelle umfasst mehr als 40 Mio. Sätze (Rows). Die Übernahme der Altdaten und der Zugriff erfolgt in drei Schritten: Übernahme der Altdaten 1:1 in die JIVS-Datenbank, Erstellung der Archivzugriffe („Views“) mit dem JIVS-Viewgenerator und im dritten Schritt der dynamische Web-Zugriff auf die Datenbank mit XML zur Erstellung der Auswertungen und deren Export etwa ins Excel-Format. Die Nutzer greifen dabei über den JIVS Web Viewer jederzeit auf alle archivierten Daten aus den Altsystemen zu – direkt und unkompliziert.

Geringer Ressourcenbedarf

Als sehr günstig erwies sich, dass das gesamte Projekt nur sehr wenige Ressourcen der FUB benötigte. Im Wesentlichen bewältigte ein Team aus zwei bis sieben Mitarbeitern der Data Migration die gesamte Implementierung und Umsetzung zum parallel laufenden Betrieb. Dieser wurde in keiner Weise beeinträchtigt. Der IT-Partner schloss das Gesamtprojekt im vorgesehenen Rahmen – zeitlich und finanziell – ab, obwohl Hardwareprobleme den Projektablauf vorübergehend verlangsamten. Ende 2007 schaltete die FUB alle Altsysteme ab und gab das Archiv für alle Bereiche frei. Vonseiten der FUB genügte während der ganzen Zeit der Einsatz eines Projektleiters an durchschnittlich zwei Tagen pro Woche. Ebenso günstig wirkten sich die einfachen Zugriffsmöglichkeiten mit SAP-Standardabfragen aus. Zwei bis drei Stunden reichten, um den Nutzern den Zugriff zum Archiv zu erklären.

Nach neunmonatigem Einsatz im Tagesbetrieb hat sich das Archivsystem Anfang 2008 aus Sicht des Projektleiters Marcel Flükiger bewährt: „Es gibt betriebsseitig keine Probleme, die Prozesse sind homogener und Change Management erfolgt einfacher und einheitlicher." Zudem spart das System Zeit und Geld. Der Betriebsaufwand ist geringer. Da nur noch ein System gepflegt werden muss und das Know-how aus den einzelnen Abteilungen zentral im FUB gebündelt ist, müssen fast keine externen Ressourcen mehr eingesetzt werden. Dadurch sinken die Kosten jährlich um mehrere Mio. Franken. Da nur noch eine Installation benutzt wird, sinken auch die Lizenz- und Wartungskosten deutlich. Zudem sind die Abläufe strukturierter, wenn Änderungen und Erweiterungen gewünscht werden. An die Stelle zahlreicher Eigenentwicklungen treten jetzt vollständig dokumentierte Changeprojekte. Ein Antrag wird nach Finanzierbarkeit, Notwendigkeit und Auswirkungen auf das Gesamtsystem geprüft und bewertet. Erst wenn die Fragen  beantwortet sind, setzt FUB als zentraler IT-Dienstleister die gewünschten Änderungen um – in einem System und für alle Bereiche nutzbar.

www.data-migration.ch