Enterprise Performance Management:

E-3 Magazin, Juni 08, Seite 116, Extra

Prozesse mit Business Intelligence verknüpfen

Unternehmen können sich mit dem richtigen Einsatz von Business Intelligence (BI) im Wettbewerb differenzieren. Reichern Sie Ihre Geschäftsprozesse mit BI-Wissen an, legen Sie das Fundament für ein erfolgreiches Enterprise Performance Management (EPM). Damit können Sie zu jedem Zeitpunkt die Leistung Ihrer Organisation auf allen Ebenen bestimmen und aktiv steuern. Der Mannheimer SAP- und IT-Dienstleister bebit benennt die kritischen Faktoren bei der Einführung und Umsetzung eines EPM- bzw. BI-Projektes.

Sammeln Sie noch oder planen Sie schon? Die Antwort auf diese Frage gibt an, wie wertorientiert die Steuerung eines Unternehmens ist. Sie gibt Aufschluss darüber, inwieweit die Unternehmensführung sich mit dem Thema des Enterprise Performance Management befasst. Oder anders ausgedrückt: Nutzt sie Analyse- und Planungstechniken im Rahmen der Geschäftsprozesse, um das Leistungsvermögen der Organisation auf jeder Ebene transparent zu machen und die zukünftige Unternehmensentwicklung aktiv zu gestalten?

Bei Licht betrachtet heißt BI bzw. EPM nichts anderes, als aus dem Unternehmensgeschehen Rückschlüsse auf das künftige Handeln zu ziehen. Aus diesem Grund muss Business Intelligence oder Enterprise Performance Management stets an die Geschäftsprozesse gekoppelt sein. Zugleich bezieht der Analyse- und Planungsansatz sämtliche relevanten Ebenen des Unternehmens in die Betrachtung mit ein. Wer dies beherzigt, hat bereits den Grundstein für den späteren Projekterfolg gelegt. Erst wenn die strategischen Vorgaben, organisatorischen Rahmenbedingungen und fachlichen Vorgaben definiert sind, sollte man sich an die Konzeption des SAP-Systems und die spätere Implementierung begeben.

Der typische EPM-Prozess leitet im Allgemeinen die Extraktion der fachprozessbezogenen  Ist- und Planzahlen dem BI-System zu. Die zusammengeführten Daten werden mit den Informationen aus der strategischen Planung sowie der operativen Ebene vervollständigt und ausgewertet. Das notwendige technische Rüstzeug steht mit SAP Strategic Enterprise Management (SEM)  zur Verfügung, das ein breites Portfolio analytischer Anwendungen für integrierte Managementprozesse bereitstellt. Um die Steuerung und Kon-trolle eines wertorientierten Managements im Sinne eines Enterprise Performance Management zu etablieren, stehen unter anderem Module für Balance Scorecard, ein Management Cockpit sowie Kennzahlen und Benchmarks zur Auswahl.
Daten in SAP-BW
Die technische Grundlage für SAP SEM – und damit EPM – bildet das SAP BW (Business Information Warehouse). Die strategische Unternehmensplanung profitiert von der leistungsstarken Data Warehousing-Funktionalität zur mehrdimensionalen Unternehmensmodellierung als auch Extraktion, Transformation und Laden von Daten aus unterschiedlichen Quellen. Grundlegende Analysetechniken – Online Analytical Processing (OLAP), Data Mining und Alerts – ermöglichen es, auf die Daten zuzugreifen und sie zu interpretieren. Im Falle des SAP SEM werden auf dieser Basis vordefinierte Strukturen für betriebswirtschaftliche Prozesse sowie darauf aufbauende Berichtsdefinitionen geliefert, um beispielsweise aus der Balanced Scorecard per Drilldown-Funktion auf weitere Detaildaten aus dem ERP-System zuzugreifen.

EPM-Strategie nötig
Die EPM-Funktionalität zählt zum Lieferumfang von SAP ERP Financials; über die technischen Voraussetzungen verfügt also jeder SAP-Anwender. Man darf sich hiervon jedoch nicht zu einem Schnellschuss verleiten lassen. Denn die bereits erwähnte Kopplung an die Geschäftsprozesse bedingt eine sorgfältige Vorbereitung des Projektes. Die Weichen für den Erfolg werden bereits mit der Entwicklung einer klaren EPM-Strategie gestellt, aus der sich die konkreten Projektziele ableiten. Dabei ist es unerlässlich, betriebliche Rahmenbedingungen wie Unternehmenskultur und Organisationsstruktur in die Planung einfließen zu lassen. In der anschließenden Konzeptionsphase werden die Ist-Prozesse analysiert und die Soll-Prozesse definiert. Mit Blick auf die angestrebten Prozesse werden die relevanten Systemkomponenten und Berichtsstrukturen festgeschrieben. Begleitend sind die hierzu notwendigen Datenströme und -formate zu konzipieren. Implementierung, Test und Schulung folgt im Grundsatz den standardisierten Gepflogenheiten  des SAP-bezogenen Projektmanagements.
Leitlinien für BI-Projekte
Aus den Erfahrungen bereits realisierter BI- und EPM-Projekte hat bebit Leitlinien für den Projekterfolg aufgestellt. So ist neben der Formulierung eindeutiger Zielvorgaben unerlässlich, von Beginn außer der IT auch die kaufmännischen Mitarbeiter aus den Fachabteilungen in das Projekt einzubinden. Die Prozessverantwortlichen sollen schließlich später selbst in der Lage sein, Anpassungen weitgehend eigenständig vorzunehmen, um die Betriebskosten in einem absehbaren Rahmen zu halten.

Insbesondere bei Prozess-Änderungen müssen die erzielbaren Verbesserungspotenziale direkt mit den Betroffenen diskutiert werden, um interne Widerstände zu vermeiden. Ferner hilft die Einbindung der fachlichen Seite, den Projektumfang auf das Wesentliche zu beschränken. Sie weiß am besten, welche Informationen in welcher Ausprägung hilfreich sind und welche in den Abläufen nur als irritierend empfunden werden.
Die real benötigten Kennzahlen und Auswertungen zum Startpunkt des konzeptionellen Designs zu machen, vermeidet zugleich die Abfrage überflüssiger Detailinformationen.

Je nach Unternehmen und Branche ergeben sich individuelle Steuerungskennzahlen. Abhängig von der Organisationseinheit sind die unterschiedlichen Kennzahlen zu bestimmen, um die Leistung zu dokumentieren. Für die Betriebswirtschaft sind dies beispielsweise Auftragseingang, Auftragsbestand, Umsatzrendite, Deckungsbeitrag, Cashflow oder Cash-Earnings. Im Vertrieb skizzieren Umsatz pro Produktgruppe, Produkt oder Region, der Deckungsbeitrag pro Produkt, die Zahlungsmoral, Auftragsdurchlaufzeit oder die Relation Anfragen/Angebote/Bestellungen das Leistungsvermögen. Für die Supply Chain spiegeln wiederum Auftragserfüllungszeit, Lieferkosten, Auftragskosten, Umschlagshäufigkeit, Fehlerrate/Rückläufer oder Liefertreue die Performance wider.
Die Übernahme der Steuerungskennzahlen in entsprechende Berichte wird im SAP BI durch ein flexibles Berichtswesen unterstützt. Die Berichte können zielgruppengerecht in MS-Office-Anwendungen exportiert oder im Web dargestellt werden.

Ausgehend von den angestrebten Kennziffern und Berichten sowie dem damit verbundenen Informationsmodell ist die Qualität der Eingangsdaten zu bewerten. Zu unterscheiden sind dabei zwei Fälle: mangelnde Datendetaillierung und unzureichende Datenplausibilität. Sofern die Qualität in der gewünschten Detaillierung nicht bereitgestellt werden kann, ist zu prüfen, ob es bestimmte Logiken gibt, mit deren Hilfe sich die fehlenden Informationen erschließen lassen. Zur Plausibilitätskontrolle lassen sich inhaltliche Validierungen etwa zwischen dem Planungs- und Konsolidierungsbaustein einrichten, um  bestimmte Sachverhalte abzuprüfen.

Die umfassende Konzeption bildet eine ausgezeichnete Basis für ein langlebiges EPM und hat auch bei Technologiewechsel Bestand. Die Umsetzung und Realisierung sollte indes nur in Ausnahmefällen als Big Bang geplant werden. Die Entwicklung eines oder mehrerer Prototypen erlaubt hingegen die Diskussion am „lebenden“ Objekt statt der Erörterung theoretischer Konzepte. Frühe Anpassungen sparen so manchen Euro und Ärger. Zugleich wird auf diese Weise die ergebnisorientierte Projektsteuerung und das stringente Projektcontrolling erleichtert. Zu Beginn sollten Interessierte in jedem Fall externe Spezialisten einbinden, um von deren übergreifendem Fachwissen zu ERP und BI zu profitieren. Denn gerade bei der Frage der Datenmodellierung und -validierung können sich knifflige Fragestellen schnell zu wahren „Stundengräber“ entwickeln oder eine  Modellschwäche zu unakzeptablen Antwortzeiten im Betrieb führen.

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