iReq – e-procurement light’ in SAP

E-3 Magazin April 08, Seite 108, E3-Extra

von Dr. Axel Braun

e-procurement-Lösungen und Kataloganbindungen gibt es in vielen Größen und Ausprägungen. Der iReq der assign GmbH integriert eine schlanke Self-Service-Lösung direkt ins SAP.

Der operative Einkauf steckt permanent in einer Klemme: Die meiste Arbeit steckt in der Beschaffung von B- und C- Teilen, die zusammen zwar nur rund 20% des Einkaufswertes, aber rund 97% der Einkaufsvorgänge ausmachen. Allein die C-Teile sind für rund 75% der Lieferantenkontakte verantwortlich.

Der Schlüssel zur Entlastung des Einkaufes liegt im so genannten Self-Service Procurement: Indem man den operativen Einkaufsprozess auf die Anforderer verlagert, wird der Einkauf zugunsten strategischer Aufgaben entlastet. Dank Internettechnologie – Stichwort e-procurement – wird dieser Vorgang auch für ‚Nicht-Keyuser‘ beherrschbar: Durch Nutzung der inzwischen verbreiteten Browsertechnologie wird eine bekannte Oberfläche genutzt, die teure und zeitaufwändige Schulungen auf ERP-Lösungen überflüssig macht.

„Ein Schlüssel zum Erfolg einer e-procurement Lösung – gerade im Bereich B- und C-Teile – liegt auch immer in der Beherrschbarkeit der Komplexität“, so Thomas Diemer, langjähriger MM- und SRM-Berater. „Von der ‚großen’ SRM-Lösung der SAP benutzen Kunden meist nur einen kleinen Ausschnitt des Funktionsumfangs, da bietet es sich an, über Alternativen nachzudenken.“

Viele der auf dem Markt vorhandenen Lösungen bereiten sowohl in der Implementierung als auch im Betrieb erhöhten Aufwand. Sie müssen über Interfaces angebunden werden und benötigen in der Regel eine eigene Infrastruktur.

„Uns schwebte eine Lösung vor, die voll in das beim Kunden bereits vorhandene SAP-System integriert ist und die auf SAP-Standardfunktionalitäten aufsetzt, aber dennoch über ein Web-Frontend zu bedienen ist“, meint Peter Benger, Geschäftsführer der assign GmbH. Unter dem Motto „Intranet Requisition made easy“ entstand so der iReq.

„Der iReq läuft als modifikationsfreies Add-on ab SAP 4.7, basierend auf dem Web Application Server. Er benötigt keine zusätzliche Infrastruktur und lässt sich vom Kunden über das IMG customizen. Für kundeneigene Anpassungen sind an vielen Stellen User-Exits eingeklinkt“, stellt Chefentwickler Uwe Fetzer klar.

Die Bedienung ist so einfach wie möglich gehalten: Die Bedarfsträger melden sich über ihren Webbrowser – oder ein Portal, in dem der iReq eingebettet ist – im SAP-System an. Sie können aus den für sie freigegebenen Katalogen Waren auswählen, Freitextpositionen eingeben oder im SAP vorhandene Materialien anfordern.

Falls gewünscht, findet bereits im iReq eine Freigabe des Warenkorbs statt. „Sobald der Warenkorb vom iReq in eine Bestellanforderung umgesetzt wird, kommen die Einstellungen des SAP MM zum Tragen: Ob weitere Freigabe in Bestellanforderung/Bestellung oder vollautomatische Bearbeitung ohne weiteren manuellen Eingriff ist eine Entscheidung, die das Unternehmen während der Einführung des SAP MM getroffen hat. Der iReq unterstützt diese Prozesse voll“, betont Thomas Diemer. „Dennoch sollten die Geschäftsprozesse im Rahmen der Einführung eines Self-Procurement feinjustiert werden, um die Effektivität zu maximieren.“

Der Anforderer kann sich jederzeit über den Status der Anforderung im iReq informieren. Sobald die Ware vor dem Schreibtisch steht, kann auch der Wareneingang über den iReq gebucht werden. Damit sind einfachste Bedienung mit größtmöglicher Transparenz gekoppelt, da alle FI- und CO-Buchungen voll im SAP ablaufen.

Der Unternehmenssteuerreform 2008 trägt die derzeitige Weiterentwicklung des iReq Rechnung: Mit Senkung der GWG-Grenze auf 150 € wird eine vertiefte Integration in das Rechnungswesen notwendig, da nun immer mehr Vorgänge in die Anlagenbuchhaltung anstatt in die Kosten gebucht werden müssen. Genau diese Anlagenkontierung hat e-procurement Lösungen bislang vor Probleme gestellt: Meist war hier eine Nachbearbeitung der Vorgänge im SAP MM erforderlich.

Mit der neuen iReq-Version, die im Mai 2008 freigegeben wird, können Warenkörbe über ein flexibles, im Customizing hinterlegtes Regelwerk auf neue und/oder bestehende Anlagen kontiert werden. Die Erzeugung der Anlagenstammsätze und die Kontierung der Bestellanforderung wird vollständig vom iReq übernommen. Auch im Genehmigungsprozess wird die Anlagenkontierung berücksichtigt, so dass der Genehmiger bei der Freigabe die Auswirkungen auf seinen Kostenrahmen bewerten kann.

Peter Benger betont, dass viele Kunden die einfache Bedienung schätzen, da weder die Sekretärin für das Büromaterial, noch der Feldtechniker für die Ersatzteilbestellung mit einem SAP-Bildschirm konfrontiert werden. „Das reduziert den Schulungsaufwand immens. Schlanke Beschaffung von Kleinteilen heißt ja nicht, eine Bestellung auf´s Fax zu legen und dann irgendwann eine Rechnung zu bezahlen“, resümiert Peter Benger. ‚Mit dem iReq ist die Zettelwirtschaft neben dem SAP auch für die Kleinteile zu Ende.“

Der iReq bringt keine eigenen Kataloge mit, sondern nutzt das Open Catalog Interface (OCI), „also den SAP-Standard“, wie Uwe Fetzer feststellt. „Außerdem haben wir über das Customizing u. a. die Möglichkeit, Klassifizierungen (eclass/unspsc / lieferantenspezifische Klassifizierungen) flexibel auf kundeneigene Warengruppen zu mappen.“

Für Kunden, die eine leichtgewichtige SAP-Lösung für das Self-Service Procurement suchen, ohne zusätzlichen Aufwand für Interfaces oder Infrastruktur zu betreiben, steht mit dem iReq nun eine ansprechende Alternative bereit.

Unter http://www.ireq.biz finden sich weitere Informationen und ein Video zum iReq.

Autor: Dr. Axel Braun ist geschäftsführender Gesellschafter der AXXITE Business Consulting, ein auf Logistikprozesse (Supply Chain Mangement, Procurement, etc) spezialisiertes Beratungsunternehmen.