Herr der unstrukturierten Daten

E-3 Magazin Oktober 2007, Seite 144, E-3 Extra

CONET: Mehrwert durch Knowledge-Integration für Daten, E-Mail und Kalender

Ein SAP ERP-System weiß viel, aber nicht alles, weil zahlreiche Informationen in Form unstrukturierter Daten oder in Form von E-Mails und Kalendereinträgen vorliegen. CONET hat sich diesem Problem sehr erfolgreich angenommen.

Wir machen aus Ihren Daten Informationen. Getreu diesem Leitsatz bietet CONET seinen Kunden aus den Bereichen Defense & Public Security, Public Sector und Private Enterprise seit 1987 erfolgreich innovative Lösungen für Management und Informationstechnologie an. Eine intelligente Coach-Software ermöglicht das problemlose Einbinden von Lotus-Notes und Exchange-basierten Mail- und Kalendersystemen in das SAP NetWeaver Portal.” Das Seitenlayout (Anordnung der iViews etc.) ist kundenspezifisch anpassbar. Damit ermöglicht man für den SAP-Bestandskunden eine einheitliche Benutzeroberfläche im Portalumfeld für wichtige Groupware-Anwendungen.

„Wir brauchen Mail und Kalender in unserem SAP-Mitarbeiterportal. Ansonsten brauchen wir gar nicht erst zu starten“, ist eine oft gehörte, berechtigte Forderung der SAP-Bestandskunden, und vielfach ist diese Aussage mit dem Auftrag verbunden: „Gestalten Sie die Groupware Funktionen doch so, dass sie sowohl über das Portal als auch über einen Lotus Notes Client, bzw. Outlook Client nutzbar sind.“

Das vorliegende Produkt Coach zeichnet sich unter anderem durch seine umfangreiche Mail- Funktionalität im SAP-Portal aus: Es existiert ein E-Mail-Editor mit zahlreichen Formatierungsmöglichkeiten; eine automatische Namensvervollständigung; globale und private Adressbücher mit Suchmöglichkeit sowie Mailsuche nach verschiedenen Kriterien über die Lotus Domino Search Engine inklusive Sortierung u.v.m. Auch beim sogenannten Calendaring überzeugt Coach mit interessanten Optionen: Quick Edit für schnelles Anlegen von Terminen; Vorgabe von Standard- und Serienterminen, Raum- und Ressourcenverwaltung sowie Unterstützung von Google Maps für die Standortsuche u.v.m. Selbstverständlich ermöglicht Coach die Anpassung an die SAP-Portal Styles und Themes, unter anderem durch die SAP iView-Technologie. Auch der Empfang und Versand von Mail- und Kalenderanhängen wird realisiert – und zwar wahlweise, entweder zentral über das Portal oder direkt vom versendenden Lotus Domino-und/oder Exchange-Server zum empfangenden Domino- und/oder Exchange-Server. Wichtig für den SAP-Bestandskunden ist die passgenaue Portalintegration (UME-Anbindung, Work Protect Mode) sowie Single Sign On (SSO) zwischen dem NetWeaver und Lotus Notes/Domino sowie Micrsoft Exchange. Ein wichtiges Asset unserer Coach-Anwendung ist der innovative Einsatz von asynchronen Datenübertragungen zwischen Server und Browser. Dadurch verbessert man die interaktive Nutzung und kann die Performance spürbar erhöhen. Die Software komplettiert somit ein SAP-Wissensportal. Vorangetrieben wurde diese neuartige Software seinerzeit von CONET, gemeinsam mit der ALTANA Pharma AG aus Konstanz als Early Adopter. Bei CONET achtete man von Beginn an darauf, das neue Produkt konsequent an den Bedürfnissen des SAP-Bestandskunden auszurichten. Das Anforderungsprofil reichte von „wir brauchen Mail und Kalender in unserem SAP Mitarbeiterportal. Ansonsten brauchen wir gar nicht erst zu starten“  bis „E-Mail- Funktionalität muss bitte kontextbasiert in unsere Geschäftsprozesse integriert werden“. Darüber hinaus sollten Außendienstler schnell und unproblematisch auf Mails zugreifen können. Andere wiederum regten an, dass „Groupware Funktionen sowohl über das Portal als auch über einen Lotus Notes Client bzw. Outlook Client“ nutzbar sein müssten.  Schließlich wurde auf die Problematik von Firmenzusammenschlüssen hingewiesen. Der Wunsch an CONET: Auch danach sollten Exchange und Notes mit einer Oberfläche bedienbar sein. Entwickelt wurde schließlich ein Personal Information Management (kurz: Coach), das Maßstäbe setzen sollte: „Ein Coach ist mit den Kniffen seines Metiers vertraut. Er erkennt die unterschiedliche Talente seiner Spieler.  Und indem er die verschiedenen Charaktere in einem Team vereint, macht er dieses sogleich besser.“ Eigenschaften, die CONET für die Software Coach verspricht, denn man fügt zusammen, bindet ein und schafft damit Mehrwert.

Gerade im Vergleich zur Nutzung eines Web Clients bietet die Coach-Software dem SAP-Bestandskunden viele Vorteile: Etwa die Performance-Verbesserung durch asynchrone Zugriffe. Außerdem bindet man die SAP-User aktiv in den Prozess der Weiterentwicklung ein. Schließlich unterstützt Coach unter anderem die SAP Enterprise Search. „Die Nachfrage nach unserem Produkt ist außergewöhnlich hoch“, sagt Detlev Wollgast, Manager Product Development bei der CONET. „Wichtige Unternehmen sind von unserem Coach begeistert.“

In fast jedem Unternehmen wächst die Menge an relevanten Unternehmensinformationen: Das papierlose Büro ist noch weit! Ein unkontrollierter Zuwachs von unstrukturierten Daten birgt vielerlei Risiken. Informationen sind oft über zahlreiche Anwendungen beziehungsweise Datenbanken verstreut, damit wird die Ablage zunehmend unstrukturiert. In vielen ERP-Systemen gibt es keine übergreifenden Suchmöglichkeiten mehr: Die Dokumentationen sind unzureichend. Wie integriert man die vielen relevanten Geschäftsdaten in einer Oberfläche, die dem Anspruch an ein echtes Wissensportal gerecht wird? Die CONET-Antwort auf dieses Dilemma liefert der SAP-zertifizierte Repository Manager für Lotus Domino: Mit dem Produkt Mentor ist es SAP-Bestandskunden möglich, nach ganz individuellen Wünschen Domino Datenbanken an das Knowledge Management (KM) des NetWeaver Portals anzubinden. Im Klartext, der Kunde entscheidet, welche Informationen aus den Dokumenten in welcher Weise im Portal präsentiert und durchsucht werden. Um die Möglichkeiten des Repository Managers Mentor voll ausspielen zu können, sollte idealerweise die nachfolgende Ausgangsbasis gegeben sein: Der Bestandskunde verfügt über ein SAP Mitarbeiter-/Unternehmensportal oder will dieses zeitnah einführen; es existiert eine  Infrastruktur (zum Beispiel Lotus Notes basiert), die auch weiter im geschäftlichen Kontext genutzt werden kann und soll. Die Projekterfahrungen bei CONET zeigt deutlich, dass viele Kunden ein Portal auf Basis der neuen NetWeaver-Infrastruktur einführen wollen, gleichzeitig aber auf die etablierte Lotus Domino-Systemlandschaft nicht verzichten können.

Die wichtigsten Funktionen der Mentor-Software sind: Eine unbegrenzte Anzahl möglicher Datenbank-Anbindungen; eine Differenzierung von Domino-Dokumenten und -Anhängen; die Darstellung der Domino-Kategorien als Ordner innerhalb des Knowledge Managements (KM); eine Anwendung zur Anzeige der Notes-Dokumente konfigurierbar nach Web-Browser und Notes Client; freie Konfigurierbarkeit der Abbildung von Notes-Datenbank-Inhalten auf Attribute von KM-Ressourcen; eine separate Administrationsrolle für Portal und Domino; natürlich die Nutzung von Standard-Authentisierungsmethoden (SSO: User Mapping, SAP Ticket Verifier); sowie umfangreiche Suchmöglichkeiten (SAP TREX); Skalierbarkeit; Performance-Steigerung durch Caching u.v.m. Die Palette der Mentor-Assets lässt sich erweitern. Wichtig ist in diesem Zusammenhang: Die Software Mentor liefert die Daten. Die Art und Weise der Präsentation definiert der Kunde. Early-Adoptors wie die international renommierte FESTO AG (ein Unternehmen der Automatisierungstechnik), der TÜV-Rheinland mit über 10.000 Mitarbeitern weltweit oder auch die schweizerische SFS-Gruppe setzen mittlerweile auf den CONET Mentor. Die Gründe dafür: einheitliches Look & Feel durch Portalintegration; umfangreiche Suchmöglichkeiten über alle Repositories; die Nutzung von Portal-KM-Diensten auf Notes-Daten; Datenbank und Server übergreifende Sichten durch die Nutzung von KM-Taxonomien; die Kombination von Notes-Daten mit Daten aus anderen Backend-Systemen ebenfalls durch Nutzung von KM-Taxonomien sowie die gesamte Portalfunktionalität auch bei mobilem Zugriff.